O controle do fluxo de pacientes de uma clínica de fisioterapia é importante para acompanhar o índice de rotatividade e auxiliar os gestores a obterem uma maior previsibilidade durante o gerenciamento do empreendimento. Além disso, é preciso considerar que as pessoas costumam associar o tempo gasto na espera e no atendimento à qualidade do serviço obtido.
Assim, a falta de organização e gestão do tempo reflete diretamente na imagem da clínica. É fundamental adotar meios para otimizar o gerenciamento, visando à melhoria da experiência do paciente e ao sucesso do negócio.
Neste artigo, vamos esclarecer as principais dúvidas em relação à otimização do fluxo de pacientes em clínicas de fisioterapia e abordar as mais importantes estratégias. Acompanhe a leitura e saiba como obter ótimos resultados com essas práticas!
O que é a gestão de fluxo de pacientes?
A gestão de fluxo de pacientes é uma forma de fortalecer os serviços de saúde e fisioterapia por meio da adaptação da relação entre capacidade instalada e demanda efetiva. De fato, esse tipo de controle em clínicas de fisioterapia é uma medida muito importante, já que otimiza a capacidade do local e possibilita mais organização para a rotina do estabelecimento, além de oferecer maior produtividade às equipes.
Desse modo, também é possível alcançar um índice de maior rentabilidade para o empreendimento. Afinal, a gestão do fluxo de pacientes leva à redução dos prejuízos financeiros causados por intercorrências como atrasos e ausências de pacientes agendados, mas que não puderam comparecer.
Nesse sentido, ao obter um conhecimento maior sobre as questões que envolvem o fluxo de pacientes, torna-se possível buscar por alternativas mais eficazes. O objetivo é ter uma maior quantidade de atendimentos a partir de um gerenciamento eficiente do tempo.
Quais são as suas vantagens?
Por meio da gestão do fluxo de pacientes, é possível controlar melhor a entrada e a saída de pessoas atendidas. Essa é uma vantagem que proporciona mais segurança e potencializa os cuidados durante o período em que eles estiverem sob os cuidados da clínica. Veja outros benefícios que a estratégia oferece:
- ajuda a conhecer melhor o perfil do paciente;
- auxilia no monitoramento da evolução do quadro clínico do paciente;
- permite um registro prático e completo das informações dos pacientes;
- possibilita a criação de um histórico detalhado sobre os atendimentos;
- reduz o número de faltas e atrasos;
- registra o atendimento dos pacientes.
Como otimizar o fluxo de pacientes?
É possível otimizar o fluxo de pacientes e, como consequência, melhorar a rotina e o desempenho da unidade de saúde. Para isso, é necessário acompanhar as etapas que fazem parte do tempo de estadia do paciente dentro da clínica de fisioterapia desde a entrada na recepção, passando pela consulta e pelo atendimento, até a saída do local, aplicando estratégias conforme comentamos a seguir.
Mapeamento de fluxo
Essa medida serve para aproveitar melhor a rotina da clínica, uma vez que tem o objetivo de conhecer a quantidade de pacientes agendados e que serão atendidos, bem como o tempo de duração de cada atendimento.
Assim, o monitoramento do paciente é essencial para verificar eventuais variações do serviço e melhorar a qualidade do atendimento. Para tanto, são levados em conta alguns elementos, como: taxa de ocupação, tempo médio de permanência, tempo de espera e de atendimento, entre outros.
Acompanhamento do paciente
Essa estratégia é colocada em prática desde o momento em que o paciente entre na clínica até a hora da sua saída. O controle proporciona um maior alinhamento para toda a rotina de atendimentos da clínica e reduz a possibilidade de ociosidade dos profissionais.
Tempo de ocupação
A partir da análise dos horários de entrada, permanência e saída, os gestores conseguem chegar a uma média de tempo gasto para cada paciente em sessões de fisioterapia. Dessa forma, fica mais fácil organizar a agenda e a marcação de atendimento, assim como identificar os motivos que estão fazendo com que os aparelhos de fisioterapia sejam utilizados por um período além do previsto.
Como a tecnologia pode auxiliar na gestão do fluxo de pacientes?
A tecnologia é uma grande aliada na gestão do fluxo de pacientes, podendo ser utilizada para mensurar e melhorar esse processo. Ela também serve como principal mediadora na organização do tempo, pois ajuda a ampliar os recursos e proporcionar qualidade e eficiência no atendimento às pessoas. Veja abaixo como é possível um sistema automatizado de gestão auxiliar na otimização do fluxo de pacientes.
Check-in
Trata-se de um recurso tecnológico que ajuda na organização do tempo de espera do paciente. Com ele, é possível controlar o tempo em que uma pessoa permanece na clínica, além de oferecer todas as informações cadastrais dos pacientes em um prontuário eletrônico online.
Gestão do tempo gasto com procedimentos
A possibilidade de saber quanto tempo cada procedimento demora em média para ser executado é fundamental para uma eficiente gestão da rotina. É importante observar que, associada a isso, encontra-se a agenda do profissional.
Assim, ao saber do tempo médio gasto, é possível criar grades de atendimentos com determinados intervalos, a exemplo de uma janela de 30 minutos entre um e outro paciente. Isso ajuda a gerenciar o tempo de espera de cada pessoa e evitar a insatisfação, o que poderia interferir de maneira negativa na imagem da clínica.
Controle da fila de espera
A automação da fila de espera é um importante recurso que a tecnologia proporciona, pois gerencia a fase de atendimento de maneira eficiente e eficaz. Isso é possível com a utilização de senhas que são chamadas em uma tela, por meio de critérios preestabelecidos, como ordem de chegada, especialidade médica, atendimento prioritário, entre outros.
Agendamento online
O uso da tecnologia também permite o agendamento online. Esse processo dá autonomia ao paciente para marcar a sua consulta diretamente no site da clínica. Sem contar que, por meio de contatos eletrônicos, como e-mail, mensagens e comunicações pelo WhatsApp, é possível confirmar ou cancelar qualquer procedimento agendado.
O agendamento online proporciona diversas vantagens, como:
- controle das taxas de ausência e limitação de trabalhos manuais;
- diminuição de custos com as equipes de atendimento;
- possibilidade de fazer o agendamento a qualquer hora do dia ou da noite;
- promoção da fidelização do paciente;
- redução de custos com ligações telefônicas.
Atendimento humanizado
A tendência da medicina em relação à humanização do atendimento pode ser ampliada com a tecnologia, já que ela proporciona um acesso facilitado às informações das necessidades individuais dos pacientes. Com isso, os profissionais da saúde conseguem identificar a melhor forma de tratamento e acompanhamento, mantendo a produtividade e o rendimento na clínica.
Como vimos, a otimização do fluxo de pacientes em uma clínica é uma importante ação para a melhoria no atendimento e o sucesso do negócio. Portanto, é fundamental adotar estratégias e tecnologias para a organização dos processos e a gestão do tempo.
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