Quanto custa contratar uma secretária para sua clínica?

 

Saber quanto custa contratar uma secretária envolve a consideração de diversos aspectos, além do investimento em salários, benefícios e encargos trabalhistas. Evidentemente, sem ponderar o custo efetivo e o seu peso para o balanço financeiro da clínica, não há como ter sucesso com uma nova colaboradora.

Portanto, já que a contratação de uma profissional para cuidar do atendimento implica um processo mais amplo, destacamos os pontos mais importantes antes mesmo de selecionar para uma entrevista. Mas, antes, vamos expor de forma resumida os custos envolvidos na contratação de uma secretária.

Custo de contratar uma secretária: o impacto no orçamento da clínica

Basicamente, ao contratar um novo colaborador, não importa a função, a clínica terá que cobrir pelo menos seis tipos de remuneração:

  1. salário: o valor percebido a título de remuneração;
  2. férias: supondo que o salário seja de R$ 1.000,00, não haja horas extras e o período de férias seja integral, o valor a ser pago é de R$ 1.333,33, já descontados IRPF e INSS;
  3. 13.º salário: um salário a mais, que pode ser pago em duas vezes ou de uma vez só;
  4. INSS: a contribuição para a Previdência Social equivale a 20% do salário, que no nosso caso é de R$ 1.000,00. Logo, deverão ser pagos R$ 200,00 para o governo, uma parte custeada pela clínica, outra parte pelo próprio salário da secretária;
  5. FGTS: equivale a 8% do salário do trabalhador e é pago totalmente pela clínica;
  6. vale-transporte: valor pago para custear as passagens nos trajetos trabalho/casa e casa/trabalho. Até 6% do auxílio pode ser descontado do salário do trabalhador, e o restante pago pela clínica.

Esses são custos básicos, ou seja, ainda não estamos colocando na balança possíveis benefícios, como plano de saúde, plano odontológico e convênios. Por isso, antes de avaliar o custo real de contratar uma secretária, é importante colocar todos os gastos em salários e benefícios na ponta do lápis.

Pode ser também importante avaliar se há necessidade de um profissional que auxilie na gestão da clínica ou se a secretária a ser contratada poderá dar conta de outras tarefas que não apenas atender pacientes e marcar consultas.

Processo seletivo é o início de tudo

Antes de escolher a pessoa que deverá ficar à frente da clínica, dando suporte aos profissionais de saúde e fazendo a triagem dos futuros pacientes, é necessário escolher com critério a forma de seleção.

Há quem prefira a boa e velha indicação. De fato, quando pessoas conhecidas ou colegas de trabalho nos indicam profissionais com quem já trabalharam, fica mais fácil conseguir referências a respeito de quem está sendo contratado.

Por outro lado, pode ser que uma seleção mais profissional e menos pessoal deixe todos os envolvidos mais à vontade. Ninguém corre o risco de se decepcionar caso a experiência não dê certo.

Cabe aos gestores da clínica escolherem o que for mais adequado aos objetivos propostos. Não se pode abrir mão é de que a profissional a assumir a função esteja qualificada para solucionar os desafios diários que uma clínica enfrenta.

Requisito principal: saber atender bem

Um atendimento ruim pode colocar todos os esforços dos profissionais de uma clínica a perder. De nada valerão os anos de formação nas cadeiras universitárias, cursos de pós- graduação e especialização médica por parte dos profissionais de saúde se os pacientes não forem bem atendidos quando procurarem ajuda já na recepção.

O bom atendimento, aliado à eficácia do tratamento, é fundamental para manter o paciente motivado. Sendo assim, o primeiro requisito que uma secretária deve provar que tem para ser contratada é saber atender.

Significa que todos — não importa o nível de educação, a forma de se expressar ou mesmo a aparência — serão igualmente bem atendidos. A abordagem deve focar sempre o aspecto profissional, mas sem perder de vista o lado humano. Afinal, é comum que pessoas emocionalmente fragilizadas cheguem às clínicas em busca de tratamento.

Fundamental: conhecer informática e se expressar corretamente 

As ferramentas para gestão e organização das atividades de uma clínica praticamente obrigam que uma secretária tenha conhecimentos de informática. Além disso, existem tratamentos que utilizam jogos para reabilitar pacientes e que, portanto, poderão exigir da profissional um grau de conhecimento de computação um pouco acima da média.

Saber se expressar corretamente também é um ponto muito importante do atendimento. A secretária é quem vai se dirigir aos clientes na hora de marcar consultas e exames, tirar dúvidas e esclarecer eventuais falhas na própria comunicação com os profissionais da área médica.

Atributos pessoais e comportamentais fazem toda a diferença

O perfil de uma secretária para uma clínica deve ser, ao mesmo tempo, discreto e proativo. A discrição é importante para lidar com as pessoas no dia a dia, sem ser invasiva no trato, ao passar informações ou para comunicar decisões do profissional de saúde.

A proatividade tem a ver com a capacidade de se antecipar aos problemas. Essa é uma qualidade muito desejável e que pode dar um pouco mais de trabalho encontrar. Por isso, uma secretária proativa é valorizada e, certamente, ganha pontos na hora de uma contratação.

É preciso que a profissional a ser contratada entenda que será necessário total engajamento com a clínica. Algo do tipo: primeira a entrar e última a sair.

Profissional experiente ou perfil com mais aderência para a função

Um dilema comum enfrentado por gestores de clínicas é que, antes de contratar, não se sabe ao certo se a prioridade é pela experiência na função ou por encontrar um perfil que se encaixe no que a vaga pede.

Quem valoriza a experiência tem foco no tempo economizado em treinamento. Assim, tem-se uma profissional pronta, que não vai tomar tempo de ninguém para “passar o serviço”.

Por outro lado, quando a pessoa não tem experiência, mas tem perfil compatível, vislumbra-se um encaixe mais perfeito no futuro. Rotinas, processos e procedimentos podem ser sempre ensinados, mas ter bom caráter, ética profissional e boa postura nem sempre é possível ensinar.

Secretária de verdade sabe que não se trata apenas de um emprego

Toda profissional que assumir a função de secretária precisa entender que não será apenas bater ponto antes e depois do expediente, e acabou. Para que o fluxo de clientes mantenha-se estável, o trabalho feito de forma diligente é fundamental.

De fato, é importante vestir a camisa e não ter medo de chegar cedo, sair mais tarde e estar sempre disposta a ajudar no que for preciso. Também é muito importante saber como propor soluções e não ficar passivamente assistindo a tudo sem nem ao menos procurar ajudar.

Chegar cedo é o mínimo, já que é embaraçoso ter clientes aguardando do lado de fora porque não houve quem se preocupasse em chegar cedo e abrir a clínica para quem chega em busca de tratamento. Estar sempre de portas abertas para o paciente é um dos segredos do sucesso!

Cartão de visitas: zelar pela limpeza e asseio do local 

Embora boa parte das clínicas conte com profissionais especialistas em limpeza, uma secretária de verdade sabe que nem sempre esses profissionais estão à disposição.

Assim, é também bastante desejável que a secretária a ser contratada tenha a boa vontade constante em manter a recepção sempre arrumada e com aspecto convidativo.

Poucos esforços de divulgação resistem à péssima impressão causada por uma clínica desorganizada e suja, e cabe à secretária estar sempre atenta à apresentação de modo geral.

Não é apenas cuidando de seu próprio espaço que a profissional revela-se cuidadosa. Se houver permanente disciplina e vontade de ajudar, não importa o quanto custa contratar uma secretária, esse será um investimento com grande possibilidade de retorno.

Afinal, uma secretária que ajuda na manutenção e limpeza de espaços como sala de recepção, banheiros e sala dos profissionais de saúde vale por uma equipe inteira.

Se gostou deste artigo sobre quanto custa contratar uma secretária, leia também o nosso guia de gestão para clínicas de fisioterapia.

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4 Comentários

  1. priscila alves gomessays:

    Mto bom o artigo sobre o custo de secretaria. Parabens!!!!

  2. SARAsays:

    MUITO BEM EXPLICADO O CUSTO DE UMA SECRETÁRIA (RECEPCIONISTA).
    PARABÉNS !!

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