Antes de montar o seu consultório, é preciso avaliar algumas variáveis, como localização, legislação, aparelhos, marketing e gestão, entre outros.
Montar um consultório de fisioterapia pode não ser tão simples quanto parece, e o fisioterapeuta precisa estar atento a diversos pontos para não prejudicar a qualidade dos seus serviços. Não basta ser um profissional capacitado, é essencial ter uma infraestrutura completa, seguir a legislação e, ainda, cuidar de toda a parte administrativa.
Sem dúvida, trabalhar de forma autônoma tem diversos prós, mas, ao mesmo tempo, também apresenta contras. Assim sendo, efetuar um bom planejamento e uma análise detalhada das vantagens e desvantagens de se ter o próprio negócio, a fim de fazê-lo crescer e atrair mais clientes, torna-se indispensável.
No entanto, isso não significa que essa tarefa seja impossível de ser realizada. Ela apenas exige que alguns cuidados sejam adotados para que nada importante fique de fora. Pensando nisso, neste post, vamos mostrar 10 dicas imperdíveis que vão ajudar você a montar um consultório de sucesso! Preparado? Então, continue com a gente e confira!
1. Planeje antes de montar um consultório
Não adianta montar um consultório, sem saber exatamente o que fazer, como fazer e qual é o objetivo a ser atingido. O planejamento é essencial para ajudar você a escolher o tipo de público que atenderá, a definir o local e qual tipo de clínica implantará, a elaborar preços, a pensar nas finanças etc.
Estudar a respeito do estabelecimento que deseja abrir é muito importante na fase do planejamento. Pesquise outros consultórios similares, como funcionam, como é a clientela, o que buscam e como você pode suprir essas necessidades.
Procure saber quais são os requisitos necessários para implementar o novo negócio. Veja quais são os documentos de que precisará, as certificações exigidas e tudo mais que você ainda deve providenciar. Essa etapa é fundamental para traçar objetivos e metas e, ainda, estabelecer prazos e organizar melhor tudo o que está por vir.
2. Escolha o local certo
De acordo com o seu planejamento, é possível ter uma ideia dos recursos disponíveis e de quem será o seu público. O local deve estar de acordo com eles, atendendo às suas necessidades.
Verifique a acessibilidade do local, se há muitas linhas de ônibus na região, se existe facilidade para estacionar, como é a vizinhança e o comércio ao redor. Além disso, analise as condições de edificação e de estrutura e, inclusive, a questão de documentação do imóvel.
É preciso que o seu consultório esteja situado em um lugar acessível para os seus futuros pacientes, mas que não deixe de ter toda a infraestrutura necessária para oferecer o melhor atendimento, como uma sala de recepção, salas para atendimento, banheiros e acesso para deficientes.
O espaço precisa comportar os clientes e, se há planos de expandir rapidamente, é recomendado optar por um prédio maior para não precisar realizar mudanças em um futuro próximo.
3. Atenda à legislação
Qualquer tipo de estabelecimento precisa cumprir uma série de requisitos para funcionar dentro da lei. Entre eles, está o Cadastro Estadual de Vigilância Sanitária, que exige diversas informações sobre o estabelecimento e solicita que se tenha um responsável técnico para liberar o documento de licença de funcionamento.
Além disso, é fundamental cumprir com a legislação de acordo com o porte do negócio. Pode ser preciso ter autorizações e cumprir requisitos de esferas municipais, estaduais e federais.
Para que o seu consultório esteja de acordo com a lei, é necessário cumprir todos os requisitos básicos. Então, para começar, você deve, após definir o nome, ir até a Junta Comercial de sua região para informar-se se não há outro empreendimento com a mesma nomenclatura.
É necessário ainda entregar os seguintes documentos à Junta Comercial:
- cópia do IPTU e contrato de locação, registrado em cartório, do imóvel onde será o consultório;
- cópias autenticadas de RG e CPF;
- comprovante de endereço do responsável pelo negócio;
- contrato social da empresa.
Após registro na Junta Comercial, dê entrada no CNPJ, na Receita Federal e, em seguida, cadastre o consultório na prefeitura municipal. Além desses, outros documentos podem ser necessários. Para saber quais são, você poderá ir até o órgão responsável ou ainda contar com a ajuda de um contabilista.
4. Escolha os equipamentos certos
O trabalho do fisioterapeuta exige que diversos equipamentos estejam à sua disposição para que ele possa efetuar suas atividades, a fim de obter os melhores resultados e fazer com que os atendimentos sejam realizados de maneira completa. Nesse caso, é preciso fazer um levantamento de tudo o que você precisará antes de adquirir os seus acessórios.
Tenha em mente o custo dos aparelhos necessários e quanto você está disposto a investir na aquisição deles. Para isso, elabore um plano de gastos. Além de analisar os custos, estude a respeito dos equipamentos.
Nessa etapa, não é importante apenas ter cuidado ao adquirir os recursos necessários para realizar a ação, mas também verificar a qualidade deles. Cheque a reputação da empresa fornecedora, a opinião de outros usuários e se ela oferece o que há de mais moderno em tecnologia, garantindo os melhores resultados.
Por falar em tecnologia, é importante destacar a relevância dela dentro do consultório. Isso porque, ao contar com equipamentos tecnológicos, você poderá oferecer mais alternativas para que os seus pacientes possam ter uma recuperação mais rápida e eficaz.
Isso fará com que o seu consultório se destaque da concorrência, pois não são todos os profissionais que enxergam a tecnologia como um investimento. Com isso, você sairá na frente deles, garantindo melhores resultados e um atendimento de alta qualidade.
5. Faça uma gestão eficiente
Além de atender os pacientes e de escolher o local e os equipamentos mais adequados, é crucial fazer a gestão do consultório — o que inclui controle financeiro e de procedimentos administrativos, entre outros.
Você mesmo pode cuidar de todo esse processo, mas precisará ter conhecimento suficiente para isso. Se achar que essa tarefa vai sobrecarregá-lo, vale a pena terceirizar o serviço.
Nesse contexto, faz-se necessário também pensar sobre a implementação de um software de gestão para cuidar dos registros e dos controles gerais. Utilizando a tecnologia a seu favor, você pode, ainda, implantar um sistema de marcação de consultas online.
Tenha um bom controle dos pagamentos e, sempre que possível, ofereça facilidades aos clientes, como parcelamentos por meio de cartões de crédito ou carnê do próprio consultório, pois isso poderá ser um grande diferencial para atrair novos pacientes.
Após seguir as dicas, fique atento a alguns pontos básicos, como:
- mantenha uma reserva financeira para pagamento de despesas e imprevistos;
- sempre que possível, invista em um diferencial;
- valorize a cordialidade, a educação, a simpatia e o bom atendimento;
- saiba como lidar com os pequenos conflitos que possam surgir entre funcionários ou com clientes;
- ao contratar colaboradores, tome cuidado para que não haja problemas de irregularidades;
- mantenha o seu consultório organizado e com todos os itens necessários para o bom funcionamento;
- invista em treinamentos e procure se manter atualizado com as novidades da sua área de atuação.
6. Tenha um bom plano de divulgação do seu negócio
O marketing digital é uma estratégia essencial para garantir uma boa divulgação do seu consultório. Por meio dele, é possível alcançar o seu público-alvo de maneira eficaz, abordando-o no momento adequado, sem parecer impertinente.
A seguir, listamos as melhores práticas para você investir. Acompanhe!
Site
Ter uma presença online é imprescindível para atrair e fidelizar mais pacientes. Isso porque as pessoas mudaram a maneira como procuram pelo que querem comprar. Sempre que precisam adquirir um serviço, principalmente na área da saúde, a primeira coisa que fazem é procurar por informações na internet.
Tendo em vista essa mudança de costume, é importante que o seu consultório esteja presente no mundo online. Dessa forma, seus potenciais pacientes poderão ter mais dados sobre os seus serviços e, assim, entrar em contato para tirar dúvidas.
Marketing de conteúdo
Apenas um site não é o suficiente para atrair os pacientes. Nesse momento, também torna-se relevante investir em marketing de conteúdo, criando um blog e escrevendo artigos com o objetivo de quebrar as principais objeções do seu público-alvo.
Ao colocar essa estratégia em prática, você fará com que os seus pacientes em potencial procurem por sua empresa, pois quando eles quiserem sanar alguma dúvida nos mecanismos de busca, o seu artigo estará lá para ajudá-los a resolver um problema. Nesse instante, eles compreenderão que você é uma autoridade no assunto e vão procurá-lo para realizar os procedimentos necessários.
Não ficou muito claro? Vamos dar um exemplo: suponhamos que um paciente em potencial esteja com dores no joelho e, por isso, ele vai até o Google investigar o que pode ser. Ao inserir a palavra-chave “dores no joelho” na barra de pesquisa, o seu artigo aparecerá.
Nesse sentido, ele explicará o que pode ter ocasionado essas dores e, no final, poderá incentivá-lo a procurar por um profissional qualificado — que, nesse caso, seria você.
SEO (Search Engine Optimization)
Agora, de nada adianta você ter um site e um blog, se eles não forem otimizados em SEO. Traduzindo para o português, SEO significa Otimização para Mecanismos de Buscas.
Ao utilizar essa estratégia, as suas postagens e o seu site terão mais chances de aparecer nas primeiras páginas do Google, aumentando as oportunidades de seus pacientes encontrarem o seu consultório e optarem pelos seus serviços.
E-mail marketing
Ainda dentro das estratégias de marketing digital, o e-mail marketing aparece como uma das principais ferramentas para fidelizar os clientes. Por meio dela, é possível ter uma relação mais próxima com o seu público-alvo.
Em linhas gerais, produzir um e-mail marketing consiste em escrever mensagens personalizadas para enviar novidades e conteúdos, fazendo com que o cliente em potencial avance na jornada de compra. Os conteúdos podem ser enviados no formato de newsletters, ter o estilo de carta de vendas ou estar ligados a uma automação por trás de um funil de marketing.
Redes sociais
As redes sociais são, sem dúvida alguma, um local importante para divulgar os seus serviços. O Brasil é o 2º país que mais passa o tempo nas redes sociais: são 225 minutos por dia, ou seja, quase 4 horas. Dessa forma, você precisa estar onde a sua persona está.
A primeira coisa que você precisa entender, quando o assunto é marketing nas redes sociais, é que apenas postar não vai gerar o resultado esperado. Você precisa ter planejamento, criar um calendário de conteúdo e analisar as métricas oferecidas pela própria rede.
Além disso, precisa tomar muito cuidado com o que posta. Por exemplo, imagens de antes e depois são terminantemente proibidas pelo conselho de classe. São imagens que podem induzir o paciente a achar que terá o mesmo resultado, sendo que isso não é verdade.
Como você precisa cuidar de outras questões dentro do consultório, uma dica é terceirizar esse tipo de trabalho. Um especialista provavelmente conseguirá oferecer resultados melhores.
7. Saiba quais são as exigências legais do marketing na área da saúde
Os profissionais da área da saúde podem divulgar seus serviços. No entanto, existem algumas exigências legais às quais você precisa estar atento. Isso é pertinente para que você não gaste tempo tendo que refazer suas campanhas e, muito menos, infrinja algum limite legal — o qual é definido pelo Conselho Federal de Medicina.
8. Fique atento à gestão financeira
Por fim, mas não menos importante, é necessário que você fique atento à gestão financeira. Se ela não for realizada da maneira correta, todos os seus esforços serão em vão. De início, você precisará de um capital de giro para iniciar as suas atividades.
Sendo assim, analise friamente quais serão os seus custos com equipamentos, tecnologia, funcionários e aluguel. Além disso, defina seu pró-labore, para não correr o risco de misturar as despesas pessoais com as do consultório.
Em seguida, considere se é viável você conquistar o seu capital de giro com dinheiro próprio ou se será necessária a realização de um empréstimo bancário. Se a segunda opção for a mais próxima da sua realidade, fique atento às taxas de juros que serão impostas e escolha a alternativa que mais se adequar à sua situação financeira.
Feito isso, você só precisa fazer um bom fluxo de caixa, ter estratégias para combater a inadimplência e realizar os investimentos necessários para fazer seu consultório crescer.
9. Estabeleça valores
Provavelmente, essa é uma das decisões mais importantes do seu negócio e tem a ver com o sucesso do seu empreendimento. Para estabelecer o valor do seu atendimento, é preciso levar em consideração diversos fatores.
Um deles é a localização, não só do consultório dentro da cidade, mas também da região em que atua. Qual é a renda média do município? Qual é a classe econômica do paciente que você vai atender? Ele já tem plano de saúde? O seu estabelecimento é em um local de fácil acesso? Essas e outras variáveis devem ser levadas em consideração.
Outro ponto importante, no caso dos serviços de fisioterapia, é que o tratamento pode durar muito tempo. Isso quer dizer que o trabalho desse profissional não é pontual como o do médico — costuma ser estabelecida uma média de 2 sessões por semana. Como se trata de um tratamento recorrente, você pode pensar em montar pacotes com um número específico de sessões.
10. Determine as formas de pagamento
Outro ponto de extrema importância: na hora de determinar a forma de pagamento, você precisa pensar o quanto vai pagar por isso, mas também deve considerar como facilitar a vida do seu paciente.
Hoje em dia, o pagamento em cartão de crédito é um dos mais utilizados e proporciona a facilidade do parcelamento e a segurança de que você vai receber os valores. Porém, fique bem atento às taxas cobradas, pois elas podem consumir boa parte dos seus lucros. Avalie o máximo de parcelas e calcule os juros. Depois, pense em um custo-benefício.
O boleto também é uma boa opção, afinal de contas, não cobra juros para o seu consultório (normalmente, cobra-se uma taxa fixa). Ele também “obriga” o paciente a pagar na data correta e, caso isso não acontece, ele pode pagar uma multa e juros. Porém, não é uma forma tão segura quanto o cartão.
Tomando esses cuidados, ficará muito mais fácil montar um consultório de fisioterapia e atingir o sucesso profissional! Não deixe de colocar em prática cada dica que mencionamos aqui. Com o passar do tempo, você verá o seu negócio ganhar o destaque que merece.
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