Saiba fazer uma projeção de fluxo de caixa assertiva para sua clínica

A implementação e o uso do fluxo de caixa podem fazer toda a diferença na organização financeira da sua clínica. Adicionalmente, para que você possa planejar o futuro do empreendimento, o uso da projeção de fluxo de caixa pode trazer diversos benefícios, como saber, de forma antecipada, se ele terá ou não recursos financeiros disponíveis, maior segurança nas decisões entre outras vantagens que você conhecerá agora.

Neste post, você entenderá como fazer uma projeção de fluxo de caixa eficiente para sua clínica, além de conhecer quais são os passos necessários e o que deve ser observado para maior eficiência dessa ferramenta. Confira!

Entendendo o fluxo de caixa

Antes de começar a projetar o fluxo, é preciso compreender como essa ferramenta funciona. O fluxo de caixa permite conhecer a situação financeira de um determinado empreendimento, ou seja, você poderá saber, detalhadamente, quanto dinheiro está disponível na sua clínica para a utilização, de acordo com as necessidades do momento.

Além do caixa, também deverão ser levados em consideração os valores nas contas bancárias e naquelas aplicações de curto prazo — e que podem ser facilmente convertidas em dinheiro, caso seja necessário. Também deverão ser reconhecidas as entradas, como recebimentos de pacientes ou planos, e as saídas, ligadas a pagamento de funcionários, contas de água, telefone, luz, entre outros.

Elaborando o fluxo de caixa

Para elaborar o seu fluxo de caixa, separe os saldos de caixa, das contas correntes e das aplicações de liquidez imediata. Prefira o uso de uma planilha eletrônica ou ainda de um software de gestão e estabeleça uma data para o início dos registros.

A partir desse momento é preciso inserir os saldos de disponibilidades e compará-los às receitas e despesas. No final desse período será obtido o fluxo de caixa da sua clínica. Registre toda a movimentação, independentemente do valor, e insira informações detalhadas sobre cada lançamento, já que isso ajudará na gestão das suas finanças.

Projetando o seu fluxo de caixa

Agora que você já entendeu os elementos que fazem parte do fluxo de caixa e como deve elaborá-lo, é hora de utilizar a projeção de fluxo de caixa, que fornece uma visão mais gerencial e ligada ao futuro das suas finanças.

Com base em dados históricos previamente registrados relativos à sua movimentação — e também com base no detalhamento da sua movimentação —, é possível projetar o futuro financeiro da sua clínica.

Além desses dados — que apontarão a média das entradas e saídas em sua clínica —, você também precisará saber se existem períodos de sazonalidade, ou seja, aquelas épocas em que existe maior ou menor movimentação financeira e, com base nisso, poderá criar uma reserva para enfrentar os períodos de baixa. Não esqueça também de observar dados do mercado como projeções para inflação, concorrentes, entre outros que podem influenciar na sua movimentação.

Projetando o fluxo de caixa no planejamento da sua clínica

Após projetar sua movimentação com base em dados históricos e previsões para o futuro, você poderá utilizar os dados para compreender como está o crescimento das suas despesas, analisando quais têm maior impacto no seu lucro. Com isso, você pode pensar em alternativas para baratear seus custos e melhorar o seu resultado com a manutenção da qualidade dos seus serviços.

Também será possível compreender como estão as suas receitas, se elas estão aumentando ou diminuindo, quais são os meses com mais e menos entradas, entre outros dados que são essenciais para o planejamento da sua clínica.

Considerando o que deve constar na projeção de fluxo de caixa

Quando de se trata de projeção, tenha em mente que ela possui a mesma estrutura do fluxo de caixa, porém com um diferencial: nela, você deve levar em consideração as estimativas das entradas e saídas, as quais vão afetar a sua clínica.

Mas, o que deve constar nessa projeção? Para realizá-la, você deve considerar diversos aspectos, tais como:

  • prazos médios de recebimento: é o tempo que a clínica leva para receber dos pacientes;

  • prazos médios de pagamento: é o tempo que a clínica leva para pagar aquilo que ela comprou.

É importante ressaltar ainda que os valores a receber, assim como as despesas, devem ser calculados em relação ao mês em que ocorrem as respectivas entradas e saídas desses recursos financeiros, especialmente para transações que só trarão retorno no futuro e não no ato do pagamento. Da mesma forma, contas a pagar devem ser calculadas não a partir das datas em que as dívidas foram contraídas e sim, nos meses em que deverão ser pagas.

Levando isso em conta, na sua projeção devem constar:

  • receitas decorrentes das vendas de produtos ou serviços;

  • custo de produção;

  • despesas referentes à administração da clínica (salário de funcionários, água, luz, entre outras);

  • aquisição de equipamentos e bens para a clínica;

  • investimentos.

Com essas informações em mãos, você vai conseguir saber exatamente quanto a clínica ganhou, quanto ela tem a receber, além das despesas futuras, valores já investidos e quanto ainda pode investir. Ou seja: é fundamental que você faça a projeção de fluxo de caixa desde o início das atividades. Assim, é possível traçar quanto a sua empresa espera pagar e receber a cada mês, em um período de 6 a 12 meses.

Conhecendo a importância da projeção

Fazer a projeção de fluxo de caixa é um compromisso indispensável e, um dos principais motivos é que somente por meio dessa estimativa você terá a certeza de que a sua clínica terá ou não um futuro promissor pela frente com as estratégias adotadas. Desse modo, a projeção informará se o empreendimento terá dinheiro para arcar com os compromissos e também se possui chances de crescer de acordo com a evolução dos lucros obtidos.

Aliado a isso, a sua importância vai muito além de saber o que entra e o que sai da clínica: ela influencia diretamente na tomada de decisões. Afinal, por meio da projeção, você saberá quais são os investimentos que estão dando o retorno esperado, assim como a necessidade de realocá-los e/ou fazer novos para garantir que a sua empresa se destaque no mercado.

E por mais que ela tenha um bom fluxo de consultas e uma boa margem de lucro em cima de cada serviço, é importante ficar sempre atento para saber se os seus prazos de recebimento e pagamento estão bem calculados, impedindo que haja indisponibilidade de dinheiro, o que só pode ser evitado por meio da projeção de fluxo de caixa.

Neste post, você pode compreender o que é e como elaborar o fluxo de caixa. Além disso, conheceu a projeção de fluxo de caixa, uma versão que auxilia na previsão de resultados futuros e que pode ajudar sua clínica no planejamento das atividades, compra de bens necessários ou investimentos que sejam relevantes.

Quer saber mais sobre fluxo de caixa? Então confira também o nosso artigo sobre a otimização de processos: a tática infalível para reduzir custos!

Confira os documentos necessários ao montar um consultório

Área essencial, a fisioterapia é a ciência que estuda os movimentos humanos em todas as suas formas de expressão, trabalhando nas alterações patológicas, psíquicas e orgânicas com o objetivo de restaurar um órgão ou sua função.

Assim como ela, as demais especialidades da área da saúde — como medicina, odontologia, nutrição, psicologia, terapia ocupacional, fonoaudiologia e outras — exercem um papel vital para a sociedade e apresentam boas oportunidades de mercado. Não à toa, os profissionais investem cada vez mais na abertura de consultórios próprios.

Entretanto, aqueles que desejam abrir sua própria clínica, muitas vezes, têm dúvidas: quais os documentos necessários ao montar um consultório? O que é preciso ter? Deve ter apenas CPF ou é necessário ter também um CNPJ?

Para esclarecer esses questionamentos, apresentamos os procedimentos que certos profissionais da saúde devem adotar para ter sua própria empresa. Confira o artigo de hoje!

O que é preciso para montar um consultório?

Antes de resolver a questão da documentação, é preciso colocar no papel diversos aspectos. É interessante começar com as seguintes perguntas:

O mercado deve ser organizado por área geográfica e pela origem dos pacientes, por exemplo. Deve ser analisada a questão do bairro onde será localizada a clínica, o fluxo, o acesso ao local e se há facilidade de estacionamento — sempre focando em proporcionar facilidade e acessibilidade para o cliente.

Como qualquer empresa, legalizar um consultório requer alguns procedimentos necessários para que ele possa operar sem problemas com órgãos competentes relacionados à área de saúde e fiscal — como a Agência de Vigilância Sanitária, por exemplo.

Quais documentos são necessários para a legalização do consultório de fisioterapia?

Listamos abaixo os documentos essenciais para abrir o seu estabelecimento:

  • alvará da vigilância;

  • CNES (Cadastro Nacional Estabelecimento de Saúde) — documento necessário para o credenciamento de médicos no que diz respeito a convênios;

  • alvará de funcionamento;

  • documentação do LIMPURB;

  • receituários;

  • CCM Pessoa Física.

O Alvará da Vigilância Sanitária é uma exigência para que a clínica tenha permissão para funcionar. Se o seu estabelecimento não tiver esse documento, ele será multado e pode ser fechado.

O Alvará de Funcionamento também é obrigatório e é o mesmo para consultórios ou clínicas. É importante, ainda, para o credenciamento de convênios, extensões, bancos, empréstimos, etc.

O LIMPURB é necessário para todas as clínicas ou consultórios. Ele é o órgão gerenciador dos serviços de limpeza urbana. A documentação, nesse caso, é referente à Coleta de Resíduos de Saúde.

Esse é um documento importante, pois há fiscais em constantes visitas a prédios onde há salas médicas e odontológicas para a verificação do cadastro no órgão — caso o estabelecimento não possua tal cadastro, são aplicadas multas.

O fisioterapeuta, se for pessoa física, deve tirar o Alvará da Vigilância para Pessoa Física junto com o COFFITO (Conselho Federal de Fisioterapia e Terapia Ocupacional) e CREFITO (Conselho Regional de Fisioterapia e Terapia Ocupacional da 2ª Região). Se for Pessoa Jurídica, deve acrescentar o CNPJ e o Contrato Social da Empresa.

Quais são os documentos para um consultório de odontologia?

O Alvará de Funcionamento e o Alvará da Vigilância Sanitária não é uma exigência só para abrir um consultório de fisioterapia. Esses documentos também são obrigatórios para ter uma clínica especializada em odontologia.

Para pessoa jurídica, é preciso ter em mãos os seguintes documentos: Registro Geral (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), Conselho Regional de Odontologia (CRO) e comprovante de residência. Além do mais, o profissional deve possuir um xerox autenticado do IPTU e do contrato de locação da clínica, com assinaturas com firma reconhecida.

Reunindo todos esses documentos, o processo acontece da seguinte forma: inicialmente, deve-se elaborar um contrato social. Em seguida, é preciso passar para “visto” no CRO. Na sequência, faça o devido registro no cartório. A partir de então será possível abrir um CNPJ da empresa.

O próximo passo é a abertura do registro da empresa na prefeitura. Não se esqueça de, então, retornar para “registro” no CRO. Por fim, será emitida uma senha da prefeitura.

​Os processos e documentos para a abertura do consultório no nome de pessoa física são semelhantes. Além de cópias autenticadas do RG, CPF e CRO, é fundamental ter também comprovante de endereço e IPTU do consultório.

No que diz respeito aos procedimentos, basta realizar o registro na prefeitura para emissão do CCM, além — é claro — de obter os dois Alvarás (Funcionamento e Vigilância Sanitária).

O que é preciso para abrir uma clínica de psicologia?

Para legalizar um consultório ou clínica de psicologia é fundamental ter atenção aos processos burocráticos.

O primeiro passo é ter o devido cadastro no Conselho Regional de Psicologia da cidade, além do mais é fundamental estar inscrito na prefeitura — seja como autônomo, seja como pessoa jurídica. É obrigatório também realizar o cadastro de psicólogo junto à Vigilância Sanitária do município.

O profissional que opta por constituir-se como pessoa jurídica deve acessar o site da Receita Federal para gerar a inscrição da clínica. Nesse momento, é solicitado o preenchimento de um formulário.

Outro ponto que merece atenção é que a pessoa jurídica deve, necessariamente, contratar um contador e possuir os seguintes documentos: certificado de inscrição, com validade de 3 anos; cópia do alvará da prefeitura; CNPJ e contrato social.

Vale destacar, nesse aspecto, que convênios só realizam parcerias com empresas. Em outras palavras, para trabalhar com planos de saúde o psicológico precisa ter uma clínica com CNPJ.

O que preciso para abrir um consultório de fonoaudiologia?

Para abrir um consultório de fonoaudiologia é preciso estar atento a algumas questões burocráticas que são exigidas, caso contrário, seu negócio estará sujeito a penalidades que podem colocar em risco o seu funcionamento e sua imagem perante os seus potenciais pacientes.

Pensando nisso, descrevemos, a seguir, os principais passos que você deve dar para montar seu consultório dentro do que é estabelecido por lei, como documentações e a importância de seguir a legislação. Acompanhe!

Documentos necessários ao montar um consultório de fonoaudiologia

Antes de qualquer coisa, é importante ressaltar que, apesar da necessidade de não deixar passar despercebido qualquer detalhe, não existe segredo em regularizar a documentação do seu consultório. Os passos são simples e você mesmo pode fazer.

É claro que, se preferir contar com o apoio de um profissional da área, como um contador, é muito interessante e válido. Vamos aos documentos necessários?

Licença da Vigilância Sanitária

A vigilância sanitária assegura que o seu estabelecimento está dentro dos padrões de higiene estabelecidos por lei. Além disso, ela avaliará a estrutura física do local, a responsabilidade técnica, procedimentos, fluxos e recursos humanos.

Em algumas cidades, você pode pegar a licença junto à vigilância sanitária, mas em outras regiões ela não é disponibilizada dessa forma. É necessário acompanhar as publicações no Diário Municipal a fim de verificar se a sua licença foi deferida ou não.

Cadastro no CNES (Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde)

O CNES é uma exigência do Ministério da Saúde e seu principal objetivo é ter o controle sobre todos os empreendimentos que prestam assistência à saúde, tanto os estabelecimentos privados quanto os públicos.

No entanto, para ter acesso ao cadastro no CNES é preciso que você já tenha o protocolo da vigilância sanitária em mãos.

O CNES também é exigido quando você se credencia para trabalhar com convênios, a fim de facilitar os meios de pagamento por parte dos seus pacientes.

Alvará

Um ponto de atenção na hora de solicitar o alvará é fazer uma consulta prévia com um profissional da engenharia civil, para que ele possa identificar se o estabelecimento que você pretende instalar seu consultório estará regularizado.

Existem situações em que você pode emitir seu alvará pela internet, como no caso de abrir um consultório pequeno, por exemplo. Mas, podem haver situações em que a prefeitura solicitará a planta do local, preenchimento de formulários e certificado de conclusão da obra.

Certificado LIMPURB (Departamento de Limpeza Urbana)

Como o seu consultório vai gerar resíduos referentes aos serviços de saúde, o certificado LIMPURB será necessário. Esses resíduos não podem se misturar com os demais lixos, pois oferecem risco de contaminação. Com esse certificado emitido, a prefeitura fica encarregada de realizar a coleta adequada.

A importância de estar atento à legislação

É preciso estar atento à legislação para que você não corra o risco de ter de pagar multas decorrentes do descumprimento de alguma lei. Esse tipo de situação pode denegrir a sua imagem como profissional e acarretar prejuízos financeiros. Sendo assim, é importante estar atento às seguintes legislações:

  • Código de Ética Médica;

  • Código de Processo Ético-Profissional;

  • lei nº 3.268/57 — que fala sobre os Conselhos de Medicina;

  • lei nº 6.839/80 — refere-se ao registro dos estabelecimentos nas entidades fiscalizadoras.

Sem dúvidas, investir no seu próprio negócio e montar um consultório particular é um grande passo, haja vista que sempre existirá a procura da população pelos serviços da área da saúde. O seu sucesso vai depender da sua clientela e de como você se posicionará para conquistar a sua fatia do mercado.

Além do mais, lembre-se da importância de montar um consultório organizado, levando em consideração a localização, a estrutura e, claro, a gestão da clínica como um todo.

Em outras palavras, preze pela otimização do tempo, pelo aprimoramento constante da equipe e pelo aperfeiçoamento dos processos, criando meios de encantar o paciente — independentemente da especialidade da clínica.

E então? Já sabe tudo sobre quais os documentos necessários ao montar um consultório? Quer ter acesso a mais conteúdos relevantes como este para entender ainda mais sobre esse universo?

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Até breve!

12 dicas para deixar sua clínica de fisioterapia sempre lotada

Na vivência de uma crise econômica, contar com uma lista fixa de pacientes é mais uma necessidade do que um desejo. Embora a missão de atrair novos públicos para uma clínica pareça difícil, uma pequena pitada de mudança na estrutura e ritmo de trabalho podem ser suficientes para a fidelização.

Nesse sentido, considerando que os serviços de saúde já são essenciais para a sociedade, basta ao profissional manter seu foco em estratégias para tornar a experiência da consulta mais gratificante aos pacientes.

Veja abaixo 12 dicas eficientes que vão ajudar a deixar sua clínica de fisioterapia sempre lotada!

1. Conheça e valorize seus clientes

Em um ambiente destinado aos cuidados com a saúde, é comum que algumas pessoas sintam um pouco de insegurança. Por esse motivo, muito profissionais buscam aprofundar seu interesse no público atendido, demonstrando que este possui grande importância para a clínica.

Além de familiarizar as pessoas com o espaço, essa atitude permite a você conhecer um pouco mais sobre o perfil de cada paciente.

Assim, toda vez que algum cliente novo se apresentar, questione sobre quais os meios utilizados para chegar até a sua clínica, bem como as expectativas que ele possui com seus serviços. Isso o ajudará a ter uma noção da percepção geral do seu trabalho, servindo de base para definir se mantém ou melhora determinada estratégia de atração.

2. Pratique o overdelivering

De origem inglesa, o conceito de overdelivering é amplamente utilizado em empresas de diferentes segmentos, tornando-se popular também nas clínicas e consultórios. Em tradução livre, significa “entrega excessiva”, ou seja, oferecer algo a mais para o cliente.

O diferencial dessa estratégia está justamente em dar ao paciente algo que ele não esperava, fato que transforma a experiência em uma verdadeira surpresa positiva para o paciente.

Em uma clínica de fisioterapia, o overdelivering pode estar no atendimento diferenciado, na entrega de amostras de produtos para massagem e até em lembretes personalizados de consulta. O que vale é inovar e saber adequar o conceito para algo específico do seu negócio, garantindo que a solução seja realmente vantajosa e lembrada pelo paciente.

3. Decore a clínica de fisioterapia

As clínicas e consultórios são comumente associados ao aspecto frio e asséptico. Preocupados com uma aparência de higiene e organização, muitos profissionais da saúde mantêm todas as superfícies brancas e livres de elementos decorativos.

Para quem precisa aguardar o momento da consulta, esse tipo de composição não é nada agradável e pode até intimidar as pessoas mais inseguras.

Entenda que, embora seja um ambiente serio e profissional, sua clínica de fisioterapia pode, sim, oferecer mais conforto visual aos pacientes. Para isso, considere quebrar a monotonia dos tons neutros com cores que transmitam tranquilidade (azul, verde ou lilás) e agregue quadros, obras e vasos de plantas para alegrar as salas de espera.

4. Ofereça entretenimento

Ainda focando no espaço físico, pense nos tipos de entretenimento que você gostaria de encontrar em uma clínica e ofereça-os para seus clientes. Considere nessa escolha a existência de diferentes perfis e faixas etárias para não correr o risco de esquecer as necessidades de algum paciente.

Hoje, a maioria dos espaços de saúde conta com televisão e revistas para a leitura, mas você pode dar um passo maior garantindo acesso gratuito à rede wi-fi e assinando um pacote de canais variados na TV. Para as crianças acompanhadas dos pais, alguns brinquedos e gibis podem ser suficientes para a distração até o momento da consulta.

5. Capriche no atendimento

De nada adianta um ambiente agradável se o atendimento oferecido é de baixa qualidade. Pensando nisso, certifique-se de que o funcionário selecionado para o cargo de recepcionista é carismático e atento às necessidades dos pacientes.

Por ser o profissional que terá o primeiro contato com o público, ele possui importância inquestionável na sua equipe e deve estar preparado para a função.

Uma maneira de alcançar a excelência no atendimento é investir em treinamentos profissionais constantes. Com o preparo adequado das equipes, você garante que todos os funcionários sigam uma linguagem única e condizente com os objetivos da clínica.

6. Tenha um site profissional

Com um número cada vez maior de pessoas utilizando a internet, nem pense em deixar sua clínica de fora do mundo digital. Se ainda não possui um site profissional, procure um especialista para montá-lo com uma aparência amigável e de fácil entendimento.

A principal vantagem de ter um endereço on-line é alcançar um público muito maior de pessoas, que podem vir a se tornar clientes no futuro.

Depois de pronto, tome cuidado com os elementos que você vai manter nesse espaço, afinal, ninguém gosta de ficar caindo em anúncios insistentes. Confira sempre se os dados para contato e logo da sua clínica de fisioterapia estão visíveis e corretos. Por último, certifique-se de que seu site pode ser facilmente acessado por diferentes dispositivos.

7. Invista em marketing de conteúdo

Outra forma interessante de criar contato com possíveis clientes é apostar no marketing de conteúdo. E como o site da sua clínica se conformará em um endereço mais formal, o ideal é que você crie um blog para compartilhar assuntos e informações ricas com o público.

Só não se esqueça de integrar esses dois endereços, a fim de permitir que os visitantes encontrem ambas as páginas da sua clínica.

Diferente do site, o blog possui uma estrutura mais interativa e que permite aos internautas comentarem e tirarem suas dúvidas com o administrador da página. Nesse sentido, vale a pena criar perfis nas redes sociais para compartilhar esses textos e atrair cada vez mais pessoas para sua clínica de fisioterapia.

8. Valorize sua localização geográfica

A localização de qualquer empreendimento é algo muito importante. Certamente você pensou bem antes de abrir a sua clínica. Mas, uma vez aberta, é preciso investir no seu endereço e valorizar ainda mais o lugar.

Essas ações demandam recursos, mas o retorno será bastante positivo. Pense sobre a fachada: capriche nela, sobretudo se a clínica fica de frente para a rua. É preciso chamar atenção, mas com bom gosto.

Se a clínica está em um prédio, informe-se sobre as formas de divulgação permitidas. Que tal explorar totens ou uma placa externa? Pense que o gasto com essas ações será feito uma vez, mas seus elementos visuais de identificação e divulgação permanecerão expostos por um bom tempo.

Quem transita pela região com frequência perceberá a existência de sua clínica. E quem passa no bairro por acaso, também a verá.

9. Tenha parceiros estratégicos

Pense em outros profissionais de saúde que prescrevem tratamentos com um fisioterapeuta. São muitas as áreas e possibilidades de parceria. De clínicos gerais a geriatras e ortopedistas. Convide os profissionais para uma visita à clínica e fazerem uma consulta com você, a fim de conhecerem seus diferenciais.

Com boas parcerias estabelecidas, você receberá mais clientes e poderá pensar em acordos monetários ou permutas com os profissionais de saúde que estiverem associados com a sua clínica.

Visualize também outras áreas de profissão para estabelecer essas parcerias, como farmácias, academias, lojas de produtos naturais. Conheça bem os seus clientes em potencial, identifique outros locais frequentados por eles.

Frequente esses espaços você também e converse com os responsáveis. Você pode conseguir deixar panfletos ou cartões de visitas nesses estabelecimentos para divulgar ainda mais a sua clínica. Em troca, você pode fazer o mesmo por eles no seu espaço.

10. Esteja à disposição para entrevistas

Jornais, sites e revistas podem solicitar informações sobre a sua área de atuação. Coloque-se à disposição deles. Você pode procurar o contato de jornalistas, entrar em grupos da área e informar que você pode ajudá-los.

O site Ajude um Repórter conecta você àqueles profissionais. É uma boa opção para começar.

Dessa forma, você pode se tornar referência no que faz, e o seu espaço ficará mais conhecido de uma forma bastante simples. Ou seja, falando sobre o que você faz de melhor. Seu nome e sua clínica serão vistos por um grande número de pessoas, e isso aumentará a procura pelos seus serviços.

11. Mantenha contato, sempre

Um cliente satisfeito sempre volta quando necessário, e é por isso que você também deve investir no pós-atendimento. Essa atitude pode se dar no contato com antigos clientes para relatar as novidades em procedimentos, bem como no ato de parabenizá-los em uma data comemorativa.

Parece simples, mas uma única ligação pode ser suficiente para que seus clientes se sintam importantes em um momento que nem oferecem mais recursos para a clínica. Além disso, mesmo que alguma parte dos pacientes nunca retorne, você com certeza terá boas indicações de serviço para outras pessoas.

12. Nunca deixe de divulgar

Ações diretas de divulgação não devem ser esquecidas. Panfletagem, cartazes e banners são formas de popularizar o negócio de maneira mais tradicional, mas nem por isso deixam de ser eficazes.

Esteja presente também em eventos, workshops, congressos ou feiras relacionadas a sua área de atuação. Esses lugares estão cheios de contatos, e a presença do seu público-alvo também é grande. Relacionar-se adequadamente é sempre importante para a divulgação da sua clínica. E para construir um networking incrível.

Ajustando pequenos detalhes na estrutura de trabalho, é mais que possível transformar sua clínica de fisioterapia em um destaque no mercado.

Quer mais dicas? Aproveite para acompanhar o trabalho da Miotec no Facebook!

 

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10 dicas de decoração para sua clínica de fisioterapia

O ambiente em que vivemos ou frequentamos impacta diretamente em nosso comportamento. Por isso, manter uma clínica de fisioterapia organizada e bem decorada para receber os pacientes é indispensável.

No entanto, não é qualquer tipo de decoração que é bem-vinda, sendo necessário escolher os melhores elementos e pensar cuidadosamente na disposição das cores e móveis.

Já imaginou ir a um consultório médico e encontrar sofás de plumas rosas e paredes vermelhas? Sem dúvidas, esta decoração não faria nenhum sentido para uma clínica de fisioterapia, em que o principal objetivo é transmitir segurança e tranquilidade.

Para que você não cometa gafes ou exageros, nós preparamos seis dicas de decoração para sua clínica. Confira!

1. Conheça o seu público

O primeiro passo para decorar a sua clínica de fisioterapia é conhecer o seu público-alvo. É a partir desse ponto que você saberá quais elementos podem se encaixar da melhor forma no seu espaço, incluindo cores, móveis, a disposição de objetos e até mesmo peças decorativas.

Para isso, tenha em mente alguns fatores fundamentais, como faixa etária, comportamento e necessidades especiais. Afinal, um ambiente todo preparado para o público infantil não seria adequado para pacientes idosos, não é mesmo?

Ao identificar estes detalhes, as chances de um resultado satisfatório serão muito maiores!

2. Dê preferência a cores claras

É possível escolher várias cores em uma paleta, mas somente algumas poderão ser apropriadas para a sua clínica. Neste caso, é recomendado apostar em tonalidades capazes de criar um ambiente mais relaxante e acolhedor, tanto para os pacientes quanto para os seus acompanhantes.

De acordo com a psicologia das cores, o verde e o azul são ideais para ambientes que precisam transmitir sensações de tranquilidade, como os hospitais e clínicas de fisioterapia.

Além de ajudarem na iluminação e combinarem bastante com a madeira, essas cores ainda pode ser combinadas com outras opções mais vibrantes, desde que elas estejam presentes apenas nos objetos decorativos.

Aqui, a dica é evitar decorar o espaço de modo monocromático e com tonalidades que possam agredir os olhos, causando sensações como ansiedade e agitação.

3. Invista em uma boa iluminação

A partir da escolha correta das cores para a sua clínica de fisioterapia, chegou a hora de pensar em um projeto de iluminação bem elaborado para o seu espaço.

Aqui, é recomendado analisar de forma estratégica todos os pontos que precisam de luz. Uma outra dica é investir na iluminação indireta, que pode ser adaptada por meio de luminárias de leitura, abajures ou arandelas.

Além disso, lâmpadas com luz em tons quentes, como as amarelas, são mais indicadas, já que oferecem maior sensação de conforto e acolhimento.

4. Não exagere na quantidade de móveis

Você deve proporcionar o máximo de conforto para seus clientes oferecendo uma recepção aconchegante, com sofás, cadeiras, dentre outros móveis apropriados.

Contudo, além de beleza, sua clínica precisa oferecer segurança e acessibilidade. Disponibilize locais de fácil acesso para a passagem dos clientes, principalmente aqueles que precisam de cadeiras de rodas ou outros aparelhos para se movimentarem.

Considere, também, optar por móveis de cores claras. Assim, fica mais fácil combinar os objetos decorativos e trazer harmonia para o ambiente.

5. Fique atento ao piso da sua clínica de fisioterapia

A intenção da sua clínica é ajudar as pessoas na sua recuperação física e, por este motivo, você não iria querer alguém sofrendo qualquer tipo de acidente com o piso, certo? Como já percebeu, o piso não é somente um elemento de decoração, mas também uma questão imprescindível de segurança.

Sendo assim, se você está procurando uma opção mais moderna, opte por pisos claros de porcelanato.

Por outro lado, os pisos de vinílico em manta também são bastante comuns em hospitais e até exigidos em alguns casos pela vigilância sanitária, por serem uma peça única, sem formação do efeito “canto vivo”.

6. Trabalhe com equipamentos novos

Os equipamentos já desgastados pelo tempo não transmitem confiabilidade e podem comprometer a decoração de todo o ambiente.

Para evitar qualquer tipo de constrangimento com esta situação, escolha trabalhar sempre com equipamentos novos e seguros. Com essa iniciativa, você garante a fidelização de clientes e ainda oferece atendimentos com mais qualidade e segurança.

7. Reserve um espaço para distração

Já imaginou investir ainda mais no relacionamento e bem-estar dos seus pacientes e, inclusive, dos funcionários? Para isso, um espaço de distração ou convivência pode ser uma excelente alternativa!

Seja para ocasiões que estejam relacionadas a atrasos, momentos de cansaço ou, até mesmo, situações mais estressantes, um ambiente de distração é capaz de oferecer conforto e relaxamento.

Invista em poltronas de qualidade, televisão e revistas. Aliás, você pode até investir em uma área reservada para água, café, balas e bolachas!

Caso a decoração da sua clínica de fisioterapia seja direcionada ao público infantil, é possível adaptar o espaço para pufes, jogos ou demais materiais educativos.

Pensando em cada detalhe, o seu público vai se sentir muito mais acolhido, bem recepcionado e o seu serviço será um diferencial em atendimento!

8. Posicione bem cada elemento

Uma sala de recepção desorganizada não é nada agradável, principalmente para um paciente que está aguardando sua consulta.

Nesse caso, algumas dicas de decoração fazem toda a diferença. Sempre reserve, por exemplo, um local adequado para colocar a televisão, as cadeiras e até a mesa com o cafezinho que todos apreciam. 

Se necessário, contrate alguém para ajudar com estes detalhes. Considere, também, contratar alguém que faça a limpeza semanalmente.

9. Mantenha os funcionários uniformizados

Sua clínica poderá oferecer uma bela decoração, mas nada adiantará se seus funcionários — e mesmo você — não estiverem de acordo com o ambiente.

Em geral, escolha uniformes de tons claros, que combinarão com o ambiente, e priorize sempre o bom atendimento para que sua clínica de fisioterapia seja a melhor de todas!

10. Atenção às normas de segurança e higiene

Após investir em todos os detalhes para deixar a sua clínica de fisioterapia ideal para receber os seus pacientes, é preciso considerar algumas normas de segurança e higiene regulamentadas pela Anvisa.

É fundamental manter o seu espaço sempre limpo e organizado. Assim, você oferece um ambiente seguro e sem riscos aos seus pacientes e funcionários. Outro ponto importante é a manutenção de lixos tóxicos. É essencial reservar um espaço exclusivo para o manuseio deste tipo de material.

E, por fim, certifique-se de que o seu ambiente dispõe de todas as medidas contra incêndios, inundações e demais problemas elétricos.

Lembre-se: uma boa decoração precisa estar sempre em harmonia com a segurança, higiene e o bem-estar de funcionários e pacientes! Com estas dicas de decoração, sua clínica de fisioterapia certamente tornará a recepção dos seus pacientes mais agradável.

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5 erros cruciais na hora de fazer o fluxo de caixa da sua clínica

Para saber se suas finanças estão em dia, nada melhor que o fluxo de caixa. Mas, será que você sabe o que é essa ferramenta e como utilizá-la?

Neste post, você vai conhecer 5 erros cruciais na hora de fazer o fluxo de caixa da sua clínica. Além disso, irá compreender como evitá-los, tirar o máximo dessa ferramenta e aproveitar todas as vantagens que o fluxo de caixa pode oferecer para a sua clínica. Confira!

Não entender o fluxo de caixa

Não entender o fluxo de caixa é um dos erros cruciais na sua elaboração. O fluxo de caixa conta também com o saldo das contas bancárias e das aplicações de curto prazo. Para a sua elaboração, devem ser inseridos os saldos iniciais dessas contas e comparados com as entradas e saídas de recursos.

Os recebimentos de clientes representam as entradas. Os pagamentos de salários, as contas de energia elétrica, de fornecedores e outros valores do dia a dia representam as saídas. Quando esses valores forem comparados, vão fornecer o fluxo de caixa do período.

Não atualizar seu fluxo de caixa

Esquecer de atualizar o fluxo de caixa da sua clínica também pode comprometer suas finanças. Isso acontece porque, ao deixar de inserir os lançamentos de forma diária no seu controle, você pode ter uma noção distorcida de quanto realmente possui.

Para evitar esse problema, conte com o uso de uma planilha eletrônica ou de um software de gestão e conscientize sua equipe de colaboradores sobre a importância de atualizar diariamente os valores do seu fluxo de caixa.

Contar com valores ainda não recebidos

Os cheques pré-datados e os recebimentos feitos com cartão de crédito podem confundir a elaboração do seu fluxo de caixa. Para evitar esse problema, somente podem ser registrados os cheques quando eles forem compensados e quando o valor estiver disponível na sua conta corrente.

Já os recebimentos feitos via cartão de crédito deverão ser considerados somente no momento em que a instituição financeira creditar os valores na sua conta corrente. Para evitar descontrole desses valores, você poderá utilizar uma planilha auxiliar.

Não ser detalhista

Esquecer de detalhar as suas entradas e saídas pode ser péssimo para sua organização, e no caso de dúvida em relação a algum lançamento, poderá prejudicar sua rotina, uma vez que será necessário que um funcionário verifique o que aconteceu.

Esse erro é facilmente evitado com a inserção de um histórico detalhado, seja da entrada ou da saída, constando o nome do fornecedor, do cliente ou do lançamento que ocorreu, bem como a data e outros detalhes que podem ajudar na compreensão do que aconteceu e facilitar o trabalho na identificação de um lançamento.

Não criar categorias

Não criar categorias, seja de despesas ou de receitas, pode comprometer o uso gerencial do seu fluxo de caixa e não permitir que sejam aproveitadas todas as suas vantagens. Na sua clínica, poderão ser conhecidos como estão os gastos, onde está indo o seu dinheiro e como tudo está evoluindo. O mesmo pode ser feito com as entradas, o que permite que você planeje melhor o futuro da sua clínica.

Esse detalhamento é essencial para que você possa cortar gastos ou ainda substituí-los. Além disso, com base no histórico detalhado no fluxo de caixa da sua clínica, você poderá entender as épocas de maior e menor entrada de recursos — o que permitirá criar um fundo de reserva para enfrentar possíveis dificuldades.

Neste post, você compreendeu os erros cruciais no fluxo de caixa de sua clínica, que vão desde não compreender essa ferramenta até não atualizá-la da forma devida. Contar com valores que ainda não foram recebidos ou esquecer de ser detalhista pode prejudicar suas finanças — assim como a não criação de categorias, que atrapalha o uso do fluxo de caixa para a tomada de importantes decisões na sua clínica.

Gostou deste artigo? Então confira 4 dicas imperdíveis para controlar os gastos do seu consultório!

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A fisioterapia vista por outro ângulo

Na atualidade, existem diversos métodos de avaliação, fator que causa controvérsia na escolha de qual o melhor método a ser utilizado com os pacientes. É sempre recomendado ter uma boa avaliação para que, em seguida, se defina qual é o tratamento adequado obtendo assim melhores resultados durante a terapia.

 

Defina a metodologia de atendimento!

Antes de realizar uma avaliação, ou iniciar um tratamento, é importante definir uma metodologia. Baseado nas informações que os pacientes relatam em suas primeiras consultas, os profissionais se perguntam sobre qual a melhor forma de tratar determinada patologia apresentada. A informação da queixa dos pacientes serve como primeiro passo a ser dado para inicio das avaliações.

Porém, muitos profissionais não seguem um método que tenha uma comprovação científica, a qual garante maior eficácia durante o tratamento. Este fato, muitas vezes, passa insegurança para os pacientes e não assegura devida credibilidade ao profissional. Não existe uma “Receita de Bolo” para se realizar um atendimento, mas quando ele é padronizado sua agilidade e eficácia são maiores. Os métodos podem ser criados pelo próprio profissional ou buscando conhecimento na literatura, ou em experiências de sucesso com outros profissionais na mesma área de atuação.

“Ter método aperfeiçoa e qualifica os processos”

 

A transformação da Fisioterapia

Não basta ter um grande número de pacientes, assim como, ter um bom atendimento. No mundo moderno se faz necessário uma evolução diária e nela devemos apresentar muita transparência com os pacientes, a qual é atingida mostrando resultados em números, explicando o porquê da escolha entre “essa ou aquela” terapia. Além disso, é necessário saber como passar a informação para o paciente explicando porque ele deve ser atendido em sua clinica e não em outra. O diálogo com o paciente é tão importante na hora do atendimento como na hora de cativa-lo.

Portanto, além de uma metodologia que envolva avaliação, o tratamento é também necessário que exista uma gestão clinica eficiente. O conjunto dessas informações possibilita que o profissional aumente o número de atendimentos e assim como o índice de satisfação dos pacientes, trazendo valorização ao trabalho do profissional, e principalmente fidelização pela credibilidade e transparência transmitidas.

A partir do momento que o profissional, além de atender seus pacientes, entende que ele deve assumir novas responsabilidades, por exemplo, buscar novos conhecimentos sobre tratamentos, tudo se torna mais claro e fácil.

“Não basta evoluir, tem que transformar”

 

Fisioterapeuta sendo Gestor de seu negócio

Para que exista uma verdadeira transformação dos atendimentos, é necessário que o fisioterapeuta se veja como administrador do seu negócio, buscando rentabilidade nos atendimentos, tendo boas noções de quantos pacientes é necessário conquistar e quanto deve ser o valor de seus atendimentos.

A partir do momento em que o fisioterapeuta se enxergar, não somente como profissional de saúde, mas sim também um empresário, as decisões estratégicas de sustentação e crescimento de seu negócio serão obtidas com maior chance de sucesso. O Fisioterapeuta tem que buscar o diferencial para seu negócio, o qual pode ser o investimento em tecnologia, pois este é um cenário atual o qual aumenta o valor percebido pelo atendimento fornecido.

O uso de equipamentos tecnológicos e de última geração é parte fundamental desse negócio, porém é necessário que o Fisioterapeuta se informe em relação à existência de tais tecnologias e se instrua em relação ao uso das mesmas de forma a tirar total proveito do que elas oferecem. O Fisioterapeuta deve parar de pensar o quanto custa um produto, mas sim o que se pode ganhar investindo nele.

A escolha por trabalhar com convênio ou atendimento particular, faz parte de uma tomada estratégica de decisão que pode ser a diferença entre manter ou não uma clínica aberta. O que deve se concentrar é no investimento, na evolução e na transformação.

“Nunca se deve apostar todos os ovos numa mesma cesta”

 

Tecnologia em benefício dos atendimentos

A tecnologia envolvida no dia-a-dia da fisioterapia acaba se tornando algo fundamental. Um Fisioterapeuta bem atualizado está sempre um passo na frente, rumo ao sucesso. A análise em números dos resultados através de técnicas, que possuem evidência científica, se torna essencial. Isso tudo acontece porque os pacientes enxergam, através de números e dados, o seu problema e o seu resultado, fazendo sentido à busca do serviço de fisioterapia.

Nas fisioterapias convencionais, na qual os dados não são quantificados, e é tratado de forma subjetiva, o paciente tende a se afastar do tratamento em um menor espaço de tempo e isso é causado, muitas vezes, pela falta de ferramentas que não permitem quantificar dados importantes na tomada de decisão. Essa decisão da terapia correta permite a diminuição no tempo da terapia.

Uma das ferramentas que podem ser utilizadas para quantificar atividades musculares, durante uma atividade funcional, é a eletromiografia de superfície e o biofeedback. Através da Eletromiografia de Superfície se determinam diversos parâmetros da contração muscular, permitindo um auxílio diagnóstico preciso, auxiliando na elaboração de protocolos que vão gerar melhor resposta durante o tratamento. A Eletromiografia e o biofeedback podem ser inseridos como parte da metodologia adotada para os atendimentos, sempre com um intuito de agregar valor aos procedimentos.

“Tecnologia, sua mais nova aliada”

 

O Futuro é o agora e não o amanhã!

As tecnologias, que há pouco tempo estavam presentes somente em filmes de ficção científica, estão ao alcance de nossas mãos, bastando informação para alcançá-las. Um fator que faz os pacientes se afastarem dos tratamentos convencionais é, muitas vezes, a monotonia gerada pelos mesmos. Mas quem disse que uma sessão de fisioterapia não pode ser divertida? Já existem formas de colocar os pacientes “imersos” em cenários de realidade virtual, nos quais eles esquecem que estão em um tratamento e se colocam em um desafio contra eles mesmos. A meta é que eles se superem a cada dia, como se estivessem em um jogo de vídeo game, com a diferença que o comando dos jogos é dado pela própria ação muscular que é captada por sensores conectados a musculatura.

E agora, será que você vai ter que mandar o paciente embora de sua clínica após o tratamento? Fica a pergunta para que você responda. Uma coisa é certa, se não podemos contra ela (Tecnologia) vamos nos aliar e tirar o máximo proveito.

“O lema é : Vamos nos divertir!”

Entenda como avaliar a produtividade de uma clínica

O grande diferencial de uma empresa do setor de saúde está no atendimento eficiente e de qualidade. A excelência é vista como algo primordial neste segmento, já que lida diretamente com pessoas. Neste sentido, a produtividade de uma clínica se torna um dos fatores que mais contribuem para atingir este nível de serviços.

O que ainda confunde muitos empreendedores do setor é como avaliar a produtividade da sua equipe e agir para melhorar os processos internos, não só fidelizando os clientes já existentes, como também atraindo novos clientes. É o que vamos ver na sequência:

Coleta de dados

O ponto de partida para avaliar a produtividade de uma clínica é coletar dados que permitam fazer esta análise. Sistemas de gestão são ideais para esta atividade, já que coletam e analisam dados em tempo real. Você pode começar com informações simples, como o cumprimento do horário de trabalho por parte dos funcionários, absenteísmos, afastamentos e outros dados relacionados à gestão de pessoas. Em seguida, pode medir resultados ligados aos processos da clínica, como tempo de espera do paciente por uma consulta, uso dos materiais em estoque e agilidade no fluxo de informações.

Satisfação do cliente

A satisfação do cliente é um dos indicadores que não podem ficar de fora da sua análise sobre a produtividade da sua clínica. Convide os clientes para realizarem pesquisas de satisfação, seja logo após o atendimento, por meio de formulários impressos, ou depois, enviando um e-mail ou SMS. Atente-se às percepções dos clientes, se são positivas ou negativas. Pergunte sobre a agilidade do atendimento, a cordialidade da equipe, o tempo de espera para o atendimento, a agilidade na realização de exames, entre outros fatores que possam implicar na produtividade de uma clínica. Quanto mais alto o nível de satisfação dos seus clientes, menos preocupações você deve ter com os resultados da sua clínica.

Resultados

Olhar para os resultados da sua clínica de uma forma crítica, mas construtiva, também contribui para que você melhore a produtividade. Por exemplo, você pode acompanhar o número de atendimentos realizados por dia; o número de exames efetuados; o tempo ocioso de cada profissional de saúde; o retorno sobre o investimento realizado; entre outros.

A partir destas informações, você pode desenvolver ações de melhoria, como contratar aplicativos próprios para clínicas e assim otimizar o trabalho; adquirir tecnologias específicas para que exames e diagnósticos sejam feitos com mais agilidade; eliminar processos burocráticos e maximizar o desempenho dos seus funcionários com investimentos de médio e longo prazo, contribuindo assim para a melhoria da performance da sua clínica.

Aumentar a produtividade de uma clínica é um processo constante, que deve estar baseado na análise de dados e métricas de desempenho. Se você faz um acompanhamento sistemático de todos os processos e conhece bem a sua equipe por meio de ferramentas de avaliação de desempenho, pode desenvolver ações mais efetivas para otimizar o trabalho e, com isso, aumentar a produtividade e a qualidade dos seus serviços.

 

Existem diversas formas de melhorar a performance da sua clínica!
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Como fazer uma boa gestão de fluxo de caixa?

Para que um negócio prospere, um dos aspectos mais importantes é uma boa gestão financeira focada no fluxo de caixa. Isso vale tanto para grandes empresas como para quem trabalha como autônomo. Ter um fluxo de caixa saudável ajuda a manter as contas em dia, mesmo em casos de emergência.

Você ainda não sabe como ter um fluxo de caixa saudável? Então, continue lendo este artigo e tire todas as suas dúvidas!

A importância do fluxo de caixa

O fluxo de caixa nada mais é que a movimentação de entrada e saída de dinheiro da sua empresa. Uma boa gestão financeira permite que ele seja controlado, de forma que a empresa não gaste mais do que deve, e administre com eficiência a entrada de dinheiro.

Para ter um fluxo de caixa saudável, basta se organizar e seguir algumas dicas:

Registre e categorize todas as movimentações

Independentemente do valor, é importante que o gestor ou dono de negócio registre todas as movimentações relacionadas à empresa, sejam de entrada ou de saída de dinheiro. Assim, é possível saber e categorizar os setores que a empresa gasta mais e em quais ela ganha mais dinheiro.

Isso é importante para evitar desperdícios de capital e saber o que pode ser cortado em tempos de crise ou de menor demanda. Seu fluxo de caixa agradece!

Faça uma verificação diária do fluxo de caixa

Acompanhar diariamente a movimentação do fluxo de caixa da sua empresa permite que haja maior controle financeiro do negócio e evita surpresas desagradáveis. Isso porque o fluxo de caixa permite que você se planeje e evita que a empresa entre no vermelho. Assim, o gestor evita dores de cabeça e empréstimos bancários desnecessários.

Gerencie e planeje o seu estoque

Na maioria das empresas, o estoque não recebe a importância que deveria e, em vez de gerar receitas, ele acaba sendo uma fonte de custos. Toda empresa, independentemente do seu porte, precisa ter o controle do seu estoque de produtos. Isso permite que o gestor tome decisões para evitar prejuízos.

Quando se tem um estoque bem controlado, é possível saber a quantidade e a hora certa de comprar para suprir os seus produtos de acordo com a demanda. Assim, é possível investir e gerenciar os gastos e investimentos no fluxo de caixa com base no estoque.

Faça um planejamento eficiente

Pelo controle eficiente do fluxo de caixa da sua empresa, é possível fazer projeções no médio e no longo prazo. Assim, pode-se fazer uma gestão financeira e uma projeção para todo o ano, além de preparar-se para períodos de menor giro de capital o e sazonalidades — o que evita prejuízos e preocupações desnecessárias.

Aposte em um sistema para fazer a sua gestão financeira

Muitas pessoas apostam em planilhas para fazer o controle do fluxo de caixa. Contudo, com uma solução de gestão, é possível fazer um gerenciamento mais dinâmico, analisar de perto a situação financeira da empresa, além de facilitar o dia a dia do gestor.

Com uma solução financeira, todos os dados e atualizações dos setores da empresa podem ser realizados de forma sincronizada, otimizando o seu fluxo de caixa e deixando as contas da empresa sempre no azul!

E você? Sabe como controlar o fluxo de caixa da sua empresa?

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4 dicas imperdíveis para controlar os gastos do seu consultório!

Saber controlar os gastos no consultório e lidar com os custos que envolve um negócio é, sem dúvida, um dos passos mais importantes para manter as finanças saudáveis. Em um consultório não é diferente, afinal de contas, é preciso ter recursos em caixa para investir, comprar insumos, pagar fornecedores e manter as atividades diárias funcionando.

Na busca por melhor eficiência produtiva, otimização do tempo e melhores resultados, gestores da área da saúde passaram a investir esforços em controlar os custos para barrar os “gargalos” que impedem um melhor desempenho e, consequentemente, influenciam no caixa negativo.

Administrar a parte financeira não é uma das tarefas mais fáceis, principalmente em uma clínica, onde o dia a dia se divide em uma série de tarefas entre pacientes, materiais, profissionais e tantos outros afazeres. Contudo, controlar o orçamento passa a ser peça-chave na administração dos gastos, e é por meio dele que será possível estabelecer uma relação de custo e benefício de cada serviço, de forma a conhecer aqueles que precisam ser terceirizados pelo consultório, reduzidos ou mesmo eliminados.

No post de hoje veremos como controlar os gastos do consultório para um melhor desempenho de processos. Acompanhe!

1 – Conheça todas as contas do consultório

O primeiro passo para reduzir ou mesmo eliminar gastos desnecessários é conhecê-los. Se você não conhece os gastos que envolvem seu negócio, fica difícil gerenciá-los. Por isso, elabore um fluxo de caixa e passe a registrar todas as movimentações que ocorrem diariamente em seu negócio, desde o pagamento de um fornecedor até um simples cafezinho.

Conhecendo a origem e a aplicação dos recursos fica mais fácil saber onde está sendo destinado o dinheiro, o que possibilita avaliar se o gasto é desnecessário e se há possibilidade de reduzi-lo. Vale destacar que antes de qualquer corte de gastos é essencial uma análise, uma vez que certos custos podem ser necessários para manter o funcionamento da empresa.

Aqui a dica é investir em um bom planejamento financeiro de forma a saber exatamente o que entra e o que sai de recursos da empresa, e como são aplicados. Fazendo isso, gestores podem contar com uma importante ferramenta de gestão, utilizando tais informações para o processo de tomada de decisão.

2 – Terceirização dos serviços

Os custos com mão de obra são os que mais impactam um negócio, por isso, uma das opções é terceirizar os serviços de atividade-meio, como limpeza, copa, recepção, entre outros. Isso irá reduzir os gastos e melhorar o fluxo de trabalho.

Além disso, a clínica/consultório não precisa se preocupar com questões burocráticas de funcionários, uma vez que fica a cargo da empresa contratada oferecer todo o suporte para a prestação dos serviços terceirizados.

3 – Avalie a compra de suprimentos

Muitas clínicas e consultórios acreditam que comprando suprimentos de vários fornecedores por preços mais em conta estão fazendo um bom negócio, mas pode-se reduzir significativamente a conta de estoque avaliando as propostas e encontrando um fornecedor que esteja disposto a dar suporte ao seu negócio. Diante disso, você poderá oferecer-lhe lealdade e, em troca, ele poderá conceder benefícios de preços.

4 – Melhore o uso dos recursos

Não há dúvida: se você quer reduzir custos é preciso começar pela melhoria dos recursos. Por exemplo, os custos fixos não podem ser cortados, como luz e água, mas podem ser reduzidos, o que gera também economia e, consequentemente, aumento na margem de lucro. Apesar de não poderem ser cortados, eles podem gerar um gasto menor, sem prejudicar a qualidade.

Repensar a forma como os recursos são utilizados é a solução de muitos problemas e investir em sistemas que vão baratear as tarifas de luz e água pode ajudar muito. Existem lâmpadas e torneiras econômicas que exigem um investimento inicial que pode ser alto, mas em médio e longo prazo tornam os gastos menores e o lucro será maior do que é.

Nosso post foi útil? Que tal compartilhar conosco sua opinião?

 

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Quanto custa contratar uma secretária para sua clínica?

 

Saber quanto custa contratar uma secretária envolve a consideração de diversos aspectos, além do investimento em salários, benefícios e encargos trabalhistas. Evidentemente, sem ponderar o custo efetivo e o seu peso para o balanço financeiro da clínica, não há como ter sucesso com uma nova colaboradora.

Portanto, já que a contratação de uma profissional para cuidar do atendimento implica um processo mais amplo, destacamos os pontos mais importantes antes mesmo de selecionar para uma entrevista. Mas, antes, vamos expor de forma resumida os custos envolvidos na contratação de uma secretária.

Custo de contratar uma secretária: o impacto no orçamento da clínica

Basicamente, ao contratar um novo colaborador, não importa a função, a clínica terá que cobrir pelo menos seis tipos de remuneração:

  1. salário: o valor percebido a título de remuneração;
  2. férias: supondo que o salário seja de R$ 1.000,00, não haja horas extras e o período de férias seja integral, o valor a ser pago é de R$ 1.333,33, já descontados IRPF e INSS;
  3. 13.º salário: um salário a mais, que pode ser pago em duas vezes ou de uma vez só;
  4. INSS: a contribuição para a Previdência Social equivale a 20% do salário, que no nosso caso é de R$ 1.000,00. Logo, deverão ser pagos R$ 200,00 para o governo, uma parte custeada pela clínica, outra parte pelo próprio salário da secretária;
  5. FGTS: equivale a 8% do salário do trabalhador e é pago totalmente pela clínica;
  6. vale-transporte: valor pago para custear as passagens nos trajetos trabalho/casa e casa/trabalho. Até 6% do auxílio pode ser descontado do salário do trabalhador, e o restante pago pela clínica.

Esses são custos básicos, ou seja, ainda não estamos colocando na balança possíveis benefícios, como plano de saúde, plano odontológico e convênios. Por isso, antes de avaliar o custo real de contratar uma secretária, é importante colocar todos os gastos em salários e benefícios na ponta do lápis.

Pode ser também importante avaliar se há necessidade de um profissional que auxilie na gestão da clínica ou se a secretária a ser contratada poderá dar conta de outras tarefas que não apenas atender pacientes e marcar consultas.

Processo seletivo é o início de tudo

Antes de escolher a pessoa que deverá ficar à frente da clínica, dando suporte aos profissionais de saúde e fazendo a triagem dos futuros pacientes, é necessário escolher com critério a forma de seleção.

Há quem prefira a boa e velha indicação. De fato, quando pessoas conhecidas ou colegas de trabalho nos indicam profissionais com quem já trabalharam, fica mais fácil conseguir referências a respeito de quem está sendo contratado.

Por outro lado, pode ser que uma seleção mais profissional e menos pessoal deixe todos os envolvidos mais à vontade. Ninguém corre o risco de se decepcionar caso a experiência não dê certo.

Cabe aos gestores da clínica escolherem o que for mais adequado aos objetivos propostos. Não se pode abrir mão é de que a profissional a assumir a função esteja qualificada para solucionar os desafios diários que uma clínica enfrenta.

Requisito principal: saber atender bem

Um atendimento ruim pode colocar todos os esforços dos profissionais de uma clínica a perder. De nada valerão os anos de formação nas cadeiras universitárias, cursos de pós- graduação e especialização médica por parte dos profissionais de saúde se os pacientes não forem bem atendidos quando procurarem ajuda já na recepção.

O bom atendimento, aliado à eficácia do tratamento, é fundamental para manter o paciente motivado. Sendo assim, o primeiro requisito que uma secretária deve provar que tem para ser contratada é saber atender.

Significa que todos — não importa o nível de educação, a forma de se expressar ou mesmo a aparência — serão igualmente bem atendidos. A abordagem deve focar sempre o aspecto profissional, mas sem perder de vista o lado humano. Afinal, é comum que pessoas emocionalmente fragilizadas cheguem às clínicas em busca de tratamento.

Fundamental: conhecer informática e se expressar corretamente 

As ferramentas para gestão e organização das atividades de uma clínica praticamente obrigam que uma secretária tenha conhecimentos de informática. Além disso, existem tratamentos que utilizam jogos para reabilitar pacientes e que, portanto, poderão exigir da profissional um grau de conhecimento de computação um pouco acima da média.

Saber se expressar corretamente também é um ponto muito importante do atendimento. A secretária é quem vai se dirigir aos clientes na hora de marcar consultas e exames, tirar dúvidas e esclarecer eventuais falhas na própria comunicação com os profissionais da área médica.

Atributos pessoais e comportamentais fazem toda a diferença

O perfil de uma secretária para uma clínica deve ser, ao mesmo tempo, discreto e proativo. A discrição é importante para lidar com as pessoas no dia a dia, sem ser invasiva no trato, ao passar informações ou para comunicar decisões do profissional de saúde.

A proatividade tem a ver com a capacidade de se antecipar aos problemas. Essa é uma qualidade muito desejável e que pode dar um pouco mais de trabalho encontrar. Por isso, uma secretária proativa é valorizada e, certamente, ganha pontos na hora de uma contratação.

É preciso que a profissional a ser contratada entenda que será necessário total engajamento com a clínica. Algo do tipo: primeira a entrar e última a sair.

Profissional experiente ou perfil com mais aderência para a função

Um dilema comum enfrentado por gestores de clínicas é que, antes de contratar, não se sabe ao certo se a prioridade é pela experiência na função ou por encontrar um perfil que se encaixe no que a vaga pede.

Quem valoriza a experiência tem foco no tempo economizado em treinamento. Assim, tem-se uma profissional pronta, que não vai tomar tempo de ninguém para “passar o serviço”.

Por outro lado, quando a pessoa não tem experiência, mas tem perfil compatível, vislumbra-se um encaixe mais perfeito no futuro. Rotinas, processos e procedimentos podem ser sempre ensinados, mas ter bom caráter, ética profissional e boa postura nem sempre é possível ensinar.

Secretária de verdade sabe que não se trata apenas de um emprego

Toda profissional que assumir a função de secretária precisa entender que não será apenas bater ponto antes e depois do expediente, e acabou. Para que o fluxo de clientes mantenha-se estável, o trabalho feito de forma diligente é fundamental.

De fato, é importante vestir a camisa e não ter medo de chegar cedo, sair mais tarde e estar sempre disposta a ajudar no que for preciso. Também é muito importante saber como propor soluções e não ficar passivamente assistindo a tudo sem nem ao menos procurar ajudar.

Chegar cedo é o mínimo, já que é embaraçoso ter clientes aguardando do lado de fora porque não houve quem se preocupasse em chegar cedo e abrir a clínica para quem chega em busca de tratamento. Estar sempre de portas abertas para o paciente é um dos segredos do sucesso!

Cartão de visitas: zelar pela limpeza e asseio do local 

Embora boa parte das clínicas conte com profissionais especialistas em limpeza, uma secretária de verdade sabe que nem sempre esses profissionais estão à disposição.

Assim, é também bastante desejável que a secretária a ser contratada tenha a boa vontade constante em manter a recepção sempre arrumada e com aspecto convidativo.

Poucos esforços de divulgação resistem à péssima impressão causada por uma clínica desorganizada e suja, e cabe à secretária estar sempre atenta à apresentação de modo geral.

Não é apenas cuidando de seu próprio espaço que a profissional revela-se cuidadosa. Se houver permanente disciplina e vontade de ajudar, não importa o quanto custa contratar uma secretária, esse será um investimento com grande possibilidade de retorno.

Afinal, uma secretária que ajuda na manutenção e limpeza de espaços como sala de recepção, banheiros e sala dos profissionais de saúde vale por uma equipe inteira.

Se gostou deste artigo sobre quanto custa contratar uma secretária, leia também o nosso guia de gestão para clínicas de fisioterapia.

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