Como prever custos fixos e variáveis do meu consultório?

gestão de custos é fundamental para a sobrevivência de uma empresa e, para isso, o primeiro passo é que o empreendedor conheça bem o seu negócio. A partir de um levantamento criterioso, é possível montar um orçamento sólido e prever custos fixos e variáveis, evitando que seu fluxo de caixa sofra com desperdícios.

Para começar, é importante saber a diferença entre os custos fixo e variável. Vamos lá?

O que são os custos fixos?

Os custos fixos são aqueles que uma determinada empresa terá mesmo sem prestar nenhum serviço ou vender nada. Ou seja, ela terá um custo só por encontrar-se aberta. Esse tipo de custo não sofre alterações influenciadas pelo volume de produção ou, no caso de consultórios, pela demanda de pacientes.

O que são os custos variáveis?

Os custos variáveis mudam de acordo com o movimento da empresa ou, até mesmo, com o movimento do mercado. Por exemplo: uma matéria-prima é utilizada para efetuar algum tratamento. De acordo com o mercado, essa matéria-prima pode estar mais cara ou mais barata. Logo, o custo não será fixo.

Quais são as diferenças entre eles?

São considerados exemplos de custos fixos: despesas com telefonia, limpeza, aluguel, energia (se não houver grande variação), etc. Já os custos variáveis são aqueles que dependem diretamente do faturamento, dos serviços vendidos e do ritmo de atendimento ao cliente.

Por exemplo, é comum que um consultório de fisioterapia atenda a clientes com algum tipo de doença para a qual seja necessário adequar o tratamento. Logo, haverá custos que não estavam previstos, o que automaticamente resultará em um faturamento maior. Se o consultório precisou adequar o serviço prestado ao cliente, cobrará um valor diferenciado no tratamento.

Quais são as vantagens de se conhecer os custos do seu negócio?

Havendo um conhecimento específico e um investimento na gestão desses custos, a empresa poderá ter maior sucesso e, provavelmente, terá maiores lucros e menores gastos. Sobretudo, o conhecimento dos dados obtidos no levantamento dos custos influenciará diretamente na tomada das decisões.

Com um grande conhecimento dos custos fixos e variáveis, e levando em consideração a diferença entre eles, podemos perceber que uma das vantagens de conhecê-los bem é estar preparado para a variação entre as subidas e descidas do mercado. Assim, o empreendedor não será pego de surpresa, independentemente do período de tempo escolhido para que seja feita a estimativa dos custos.

Portanto, vale a pena colocar todos os gastos na ponta da caneta para obtenção do sucesso no negócio, não importando o valor. Fazendo isso, é possível entender, ainda, que no mês em que os custos variáveis forem maiores, será necessário contar com um maior fluxo de caixa.

Como planejar um orçamento futuro?

Agora que você já sabe a diferença entre custo fixo e variável e a importância de conhecê-los, é hora de planejar o futuro do seu consultório ou clínica. Para isso, siga essas dicas:

Trabalhe com prazos fixos

O primeiro e mais importante passo é conhecer e fazer um levantamento de todos os gastos que se dão em um determinado período. Nesse sentido, o orçamento deverá ter uma validade — um tempo estipulado. O ideal é que ele não seja nem muito extenso, nem muito curto. Tendo isso em mente, prefira sempre um planejamento semestral ou anual.

Dessa forma, a variação de custos será menor, visto que algumas despesas se dão em períodos de 6 ou 12 meses, como é o caso de alguns impostos. Além disso, você terá subsídios para avaliar se o documento está condizente com a sua realidade e ainda terá tempo para, caso seja necessário, fazer adaptações de maneira ágil.

Preveja a oscilação dos custos variáveis

Os custos variáveis, como já vimos, têm como característica a oscilação. De acordo com a demanda do consultório, podem significar uma parte maior das suas despesas. Faça uma análise criteriosa para levantar os possíveis motivos dessas oscilações e tente trabalhá-los de maneira antecipada.

Se você atende menos pacientes no seu consultório no período de férias escolares, por exemplo, já sabe que, nessa época, os custos variáveis serão menores — você terá que comprar menos material, os equipamentos demandarão menos manutenção, etc.

Aproveite esses períodos de calmaria para realocar recursos para outros fins, como investimentos no consultório, um curso de qualificação ou mesmo para aumentar o caixa reserva. Tenha sempre em mente que reduzir custos variáveis não significa abrir mão dos investimentos. Lembre-se de que são eles que mantêm seu consultório competitivo no mercado.

Já em períodos de aumento de demanda, esteja preparado para custos variáveis maiores, afinal, você terá que manter o negócio atrativo e em pleno funcionamento!

Divida o orçamento por áreas

Toda empresa é formada por diferentes setores que, apesar de trabalharem de forma coordenada, apresentam características específicas e despesas diferentes.

Os setores, como a recepção da clínica, podem apresentar despesas mais fixas do que áreas como o marketing, as compras ou a manutenção. É imprescindível, portanto, que seu consultório seja capaz de diferenciar as necessidades de cada área para estabelecer qual orçamento será destinado a ela.

Separar as despesas por áreas também possibilita definir quem receberá maiores investimentos em determinados períodos ou quais setores sofrerão reduções orçamentárias sem que isso, no entanto, signifique perda de produtividade.

O que é o custo para aquisição de clientes (CAC)?

O CAC auxilia você no entendimento do quanto se gasta para atrair um paciente novo. Para isso, é preciso analisar as ações que são realizadas na captação de pacientes, no marketing de conteúdo e, também, no tempo de atendimento. Então, é necessário dividir esses custos pelo número total de pacientes atendidos no período analisado.

Através de um software de gestão, é possível ter acesso aos dados e aos valores das análises, como o valor de investimento nas campanhas de marketing. Com os resultados em mãos, a identificação dos investimentos feitos e do retorno obtido através deles é facilitada. Também é possível saber se o número de pacientes no consultório aumentou.

É importante compreender que, se o CAC está aumentando, os investimentos para captação podem não dar certo. Então, é o momento de reanalisar os custos e os objetivos.

Do que se trata o Lifetime Value?

Customer Lifetime Value, ou LTV, é um tipo de indicador que avalia os índices de faturamento advindos de um único cliente, durante um dado período. O cálculo é feito com a soma do valor pago pelo paciente em todos os serviços que o consultório oferece.

Esse valor ajuda a identificar que tipo de cliente trará mais retorno, com uma ampla compreensão dos perfis que o consultório atrai. Dessa forma, as estratégias e o atendimento podem ser mais direcionados para as especificidades do público, com mais qualidade.

E o Retorno Sobre Investimento (ROI)?

Uma das métricas mais populares do marketing é o ROI. Ele é um indicador que avalia o quanto um investimento é rentável. Por exemplo: por meio desse cálculo, é possível avaliar os gastos com ações de marketing e o retorno obtido com elas.

O ROI deve ser avaliado após todo e qualquer investimento feito em um negócio, pois é necessário saber se todo o gasto alcançou um retorno positivo. Essa taxa pode sinalizar que determinadas ações trazem mais prejuízos do que ganhos, e aí será o momento de mudar de estratégia.

A fórmula é a seguinte:

(Lucro do investimento – Custo do investimento) / Custo do investimento

Multiplicando o resultado por 100, o valor do seu ROI é obtido através de percentual.

Como fazer o acompanhamento dos resultados e das métricas?

Com o orçamento preparado e as ações para reduzir os custos e aumentar a lucratividade planejadas, é hora de estabelecer métricas para saber se tudo isso vai se tornar realidade.

Para tanto, o orçamento deve ser consultado mês a mês, setor a setor, e comparado com a realidade. Verifique se suas ações estão se concretizando ou, pelo menos, no caminho para que isso aconteça. Nesse sentido, é importante que o planejamento contenha metas de redução de gastos plausíveis.

Da mesma forma, é preciso saber quanto do valor faturado pelo consultório é, afinal, usado única e exclusivamente para pagar os seus custos, ou seja, para mantê-lo em funcionamento. Verifique também se seus investimentos têm dado retorno — e isso vale para a aquisição de novos equipamentos ou para investimentos em marketing, por exemplo. Analise se esse retorno é suficiente e faça cortes se houver necessidade.

Por que a gestão financeira é importante para a clínica?

A previsão dos gastos, lucros e custos é parte da gestão financeira de uma empresa. O avanço nos sistemas de gestão possibilita que as informações obtidas auxiliem nas tomadas de decisões. Os resultados do acompanhamento das métricas permite que a clínica invista em melhorias, com o foco adequado no paciente.

A visão mais clara dos processos pode ser a chave para o sucesso do consultório. Os pontos mais fortes são evidenciados e as oportunidades de investimento não serão perdidas. Uma chance de minimizar os erros e ampliar a rentabilidade.

Algumas ações rápidas podem auxiliar nessa gestão financeira, trouxemos alguns exemplos:

Faça um fluxo de caixa

Os gastos da clínica devem ser administrados, todas as movimentações financeiras registradas, ainda que sejam pequenas. Nenhum valor deve ser desconsiderado. Esse controle pode ser feito através de uma planilha de Excel ou através de um software de gestão financeira.

Esse instrumento projeta as entradas e saídas financeiras de uma empresa, de modo que você possa entender e se precaver nos períodos futuros.

Não misture suas contas pessoais com as contas da clínica

O dinheiro da clínica deve ser separado do dinheiro pessoal. Misturar as contas pode atrapalhar a organização financeira de um negócio e ainda mascarar a real situação dele. Isso gera descontrole financeiro. A partir daí cortes indevidos podem acontecer, e os gastos e projetos importantes podem ser perdidos.

Com as contas separadas, o uso do dinheiro pessoal não afetará o capital de giro e nem o consultório em sua saúde financeira.

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7 aplicativos que vão ajudar na gestão do seu consultório

Raramente os cursos de fisioterapia oferecem conhecimentos sobre empreendedorismo e administração de empresas, o que pode tornar a gestão de uma clínica um pouco complicada. Além de contar com uma boa estrutura física e profissionais capacitados, a clínica precisa que o fisioterapeuta possua conhecimentos sobre administração e finanças, tornando a gestão de agenda e fluxo de caixa eficientes, ações que podem ser geridas através de aplicativos.

A mobilidade oferecida por smartphones e tablets trouxeram várias facilidades para essas atividades diárias. Graças a elas, é possível acessar documentos, enviar arquivos e gerenciar a distância o seu negócio, sem precisar de um computador.

Os aplicativos são umas das ferramentas que ajudam os empresários a gerenciar e a administrar seus negócios com mais eficiência e flexibilidade. Assim, listamos abaixo alguns aplicativos úteis para a gestão de consultório ou clínica ser mais dinâmica.

iClinic

O iClinic é um aplicativo formulado para gestão de clínicas e consultórios. A vantagem é que ele pode ser acessado de qualquer smartphone, tablet ou computador, inclusive Macs.

O software tem como principal objetivo funcionar como prontuário eletrônico e realizar agendamento de pacientes. No entanto, o aplicativo é personalizável e novas funções podem ser acopladas de acordo com a necessidade que cada paciente exige.

O profissional cria os campos que deseja, ou seja, ele pode ser usado por médicos, fisioterapeutas, dentistas e outros profissionais da área de saúde. Outro ponto positivo é não precisar de infraestrutura para armazenamento, uma vez que todos os dados são armazenados no Cloud da Amazon, o que torna o backup mais seguro.

O aplicativo está disponível para dispositivos da Apple que utilizam o sistema iOS.

Evernote

O Evernote é um aplicativo usado para fazer anotações e guardar arquivos. Por meio dele, é possível criar lembretes e deixar tudo separado por categorias e subcategorias, o que facilita a separação de documentos de diferentes áreas.

Além disso, sua interface é simples e garante uma boa visibilidade dos conteúdos. O app está disponível para Android e para iOS.

Drop Box

O Drop Box é uma pasta armazenada virtualmente, onde o usuário pode salvar arquivos pelo aplicativo de celular, sem usar a memória interna. Também é possível acessar, modificar e compartilhar os arquivos em pastas públicas para todos os funcionários da empresa, dinamizando o processo de gestão. O backup automático é seguro, rápido e serve para documentos de qualquer tamanho.

Taskmind

O aplicativo Taskmind é usado para sincronizar e gerenciar tarefas, especialmente para trabalhos em equipe. Com ele, é possível organizar e planejar os projetos, sincronizar a lista de afazeres dos funcionários, adicionar atividades e conversar diretamente com outros profissionais da clínica, evitando o uso de e-mails

Shosp

O Shosp é um software de gestão de clínicas muito completo e você pode tê-lo em mãos sempre que precisar por meio do aplicativo para tablets e smartphones. Através da função multiclínica, é possível administrar todas as unidades de atendimento em um único sistema, sem custos adicionais.

O aplicativo conta com uma agenda que envia SMS e e-mails como lembrete de consultas para os pacientes, prontuário eletrônico que pode ser compartilhado, gera faturamento TISS e controla todo o fluxo de caixa do seu consultório.

BizExpense

Este aplicativo permite ao administrador da empresa um melhor controle de seus gastos, por meio de gráficos das despesas, scanner dos recibos pela câmera do celular e exportação dos dados para uma planilha do Excel. O app é compatível com o sistema iOS e com a plataforma Android.

GuiaBolso

O GuiaBolso é um aplicativo para organizar os gastos e ganhos de seu consultório. Você pode traçar metas e acompanhá-las automaticamente, organizar os gastos em categorias e ver o saldo das contas e das transações bancárias.

Além disso, é possível gerar relatórios e consultar um painel com informações detalhadas sobre a gestão financeira de sua clínica. A tecnologia do Guia Bolso já é amplamente utilizada por ser de fácil compreensão e possuir interface intuitiva. O sistema está disponível para Android e para iOS.

Gostou das nossas dicas para realizar a gestão de consultório? Compartilhe as suas no nosso espaço para comentários!

 

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