8 dicas que vão ajudar você a montar o seu consultório

Montar um consultório de fisioterapia pode não ser tão simples quanto parece, e o fisioterapeuta precisa estar atento a diversos pontos para não prejudicar a qualidade dos seus serviços. Não basta ser um profissional capacitado, é essencial também ter uma infraestrutura completa, seguir a legislação e, ainda, cuidar de toda a parte administrativa.

Sem dúvida, trabalhar de forma autônoma tem diversos prós, mas, ao mesmo tempo, também apresenta contras. Assim sendo, efetuar um bom planejamento e uma análise detalhada das vantagens e desvantagens de se ter o próprio negócio, a fim de fazê-lo crescer e atrair mais clientes, torna-se indispensável.

No entanto, isso não significa que essa tarefa seja impossível de ser realizada. Ela apenas exige que alguns cuidados sejam adotados para que nada importante fique de fora. Pensando nisso, neste post, trazemos 8 dicas imperdíveis que vão ajudá-lo a montar um consultório de sucesso! Preparado? Então, continue com a gente e confira!

1. Planeje antes de montar um consultório

Não adianta montar um consultório sem saber exatamente o que fazer, como fazer e qual o objetivo a ser atingido. O planejamento é essencial para ajudá-lo a escolher o tipo de público que você atenderá, a definir o local e qual tipo de clínica implantará, a elaborar preços, a pensar nas finanças etc.

Estudar a respeito do estabelecimento que deseja abrir é muito importante na fase do planejamento. Pesquise outros consultórios similares, como funcionam, como é a clientela, o que buscam e como você pode suprir suas necessidades.

Procure saber quais são os requisitos necessários para implementar o novo negócio. Veja quais são os documentos necessários, as certificações exigidas e tudo mais que você ainda precisa providenciar. Essa etapa é fundamental para traçar objetivos e metas e, ainda, estabelecer prazos e organizar melhor tudo o que está por vir.

2. Escolha o local certo

De acordo com o seu planejamento, é possível ter uma ideia dos recursos disponíveis e de quem será o seu público. O local deve estar de acordo com eles, atendendo suas necessidades.

Verifique a acessibilidade do local, se há muitas linhas de ônibus na região, se existe facilidade para estacionar, como é a vizinhança e o comércio ao redor. Além disso, analise as condições de edificação e de estrutura e, inclusive, a questão de documentação do imóvel.

É preciso que seu consultório esteja situado em um lugar acessível para os seus futuros pacientes, mas que não deixe de ter toda a infraestrutura necessária para oferecer o melhor atendimento, como uma sala de recepção, salas para atendimento, banheiros e acesso para deficientes.

O espaço precisa comportar os clientes e, se há planos de expandir rapidamente, é recomendado optar por um prédio maior para não precisar realizar mudanças em um futuro próximo.

3. Atenda a legislação

Qualquer tipo de estabelecimento precisa cumprir uma série de requisitos para funcionar dentro da lei. Entre eles, está o Cadastro Estadual de Vigilância Sanitária, que exige diversas informações sobre o estabelecimento e solicita que se tenha um responsável técnico para liberar o documento de licença de funcionamento.

Além disso, é fundamental cumprir com a legislação de acordo com o porte do negócio. Pode ser preciso ter autorizações e cumprir requisitos de esferas municipais, estaduais e federais.

Para que seu consultório esteja de acordo com a lei, é necessário cumprir todos os requisitos básicos. Então, para começar, você deve, após definir o nome, ir até a Junta Comercial de sua região para informar-se se não há outro empreendimento com a mesma nomenclatura.

É necessário ainda entregar os seguintes documentos à Junta Comercial:

  • cópia do IPTU e contrato de locação registrado em cartório do imóvel onde será o consultório;

  • cópias autenticadas de RG e CPF;

  • comprovante de endereço do responsável pelo negócio; e

  • contrato social da empresa.

Após registro na Junta Comercial, dê entrada no CNPJ, na Receita Federal e, em seguida, cadastre o consultório na prefeitura municipal. Além desses, outros documentos podem ser necessários. Para saber quais são, você poderá ir até o órgão responsável ou ainda contar com a ajuda de um contabilista.

4. Escolha os equipamentos certos

O trabalho do fisioterapeuta exige que diversos equipamentos estejam à sua disposição para que ele possa efetuar suas atividades, a fim de obter os melhores resultados e fazer com que os atendimentos sejam realizados de maneira completa. Nesse caso, é preciso fazer um levantamento de tudo o que você precisará antes de adquirir os seus equipamentos.

Tenha em mente o custo dos aparelhos necessários e quanto você está disposto a investir na aquisição deles. Para isso, elabore um plano de gastos. Além de analisar os custos, estude a respeito dos equipamentos.

Nessa etapa, não é importante apenas ter cuidado ao adquirir os recursos necessários para realizar a ação, mas também verificar a qualidade deles. Cheque a reputação da empresa fornecedora, a opinião de outros usuários e se ela oferece o que há de mais moderno em tecnologia, garantindo os melhores resultados.

Por falar em tecnologia, é importante destacar a relevância dela dentro do consultório. Isso porque, ao contar com equipamentos tecnológicos, você poderá oferecer mais alternativas para que seus pacientes possam ter uma recuperação mais rápida e eficaz.

Isso fará com que seu consultório se destaque da concorrência, pois não são todos os profissionais que enxergam a tecnologia como investimento. Com isso, você sairá na frente deles, garantindo melhores resultados e atendimento de alta qualidade.

5. Faça uma gestão eficiente

Além de atender os pacientes e de escolher o local e os equipamentos mais adequados, é crucial fazer a gestão do consultório — o que inclui controle financeiro, de procedimentos administrativos, entre outros.

Você mesmo pode cuidar de todo esse processo, mas precisará ter conhecimento suficiente para isso. Se achar que essa tarefa vai sobrecarregá-lo, vale a pena terceirizar o serviço.

Nesse contexto, faz-se necessário também pensar sobre a implementação de um software de gestão para cuidar dos registros e dos controles gerais. Utilizando a tecnologia a seu favor, você pode ainda implantar um sistema de marcação de consultas online.

Tenha um bom controle dos pagamentos e, sempre que possível, ofereça facilidades aos clientes, como parcelamentos por meio de cartões de crédito ou carnê do próprio consultório, pois isso poderá ser um grande diferencial para atrair novos pacientes.

Após seguir as dicas, fique atento a alguns pontos básicos como:

  • mantenha uma reserva financeira para pagamento de despesas e imprevistos;

  • sempre que possível, invista em um diferencial;

  • valorize a cordialidade, a educação, a simpatia e o bom atendimento;

  • saiba como lidar com os pequenos conflitos que surgem entre funcionários ou com clientes;

  • ao contratar colaboradores, tome cuidado para que não haja problemas de irregularidades;

  • mantenha seu consultório organizado e com todos os itens necessários para o bom funcionamento;

  • invista em treinamentos e procure se manter atualizado com as novidades da sua área de atuação.

6. Tenha um bom plano de divulgação do seu negócio

O marketing digital é uma estratégia essencial para garantir uma boa divulgação do seu consultório. Por meio dele, é possível alcançar seu público-alvo de maneira eficaz, abordando-o no momento adequado, sem parecer impertinente. A seguir, listamos as melhores práticas para você investir. Acompanhe!

Site

Ter uma presença online é imprescindível para atrair e fidelizar mais pacientes. Isso porque as pessoas mudaram a maneira como procuram pelo que querem comprar. Sempre que precisam adquirir um serviço, principalmente na área da saúde, a primeira coisa que fazem é procurar informações na internet.

Tendo em vista essa mudança de costume, é importante que o seu consultório esteja presente no mundo online. Dessa forma, seus potenciais pacientes poderão ter mais dados sobre seus serviços e, assim, entrar em contato para tirar dúvidas.

Marketing de conteúdo

Apenas um site não é o suficiente para atrair os pacientes. Nesse momento, também torna-se relevante investir em marketing de conteúdo, criando um blog e escrevendo artigos com o objetivo de quebrar as principais objeções do seu público-alvo.

Ao colocar essa estratégia em prática, você fará com que os seus pacientes em potencial procurem por sua empresa, pois quando eles quiserem sanar alguma dúvida nos mecanismos de busca, o seu artigo estará lá para ajudá-los a resolver um problema. Nesse instante, eles compreenderão que você é uma autoridade no assunto e vão procurá-lo para realizar os procedimentos necessários.

Não ficou muito claro? Vamos dar um exemplo: suponhamos que um paciente em potencial está com dores no joelho e, por isso, ele vai até o Google investigar o que pode ser. Ao inserir a palavra-chave “dores no joelho” na barra de pesquisa, o seu artigo aparecerá.

Nesse sentido, ele explicará o que pode ter ocasionado essas dores e, no final, poderá incentivá-lo a procurar um profissional qualificado que, nesse caso, seria você.

SEO (Search Engine Optimization)

Agora, de nada adianta você ter um site e um blog se eles não forem otimizados em SEO. Traduzindo para o português, SEO significa Otimização para Mecanismos de Buscas.

Ao utilizar essa estratégia, as suas postagens e o seu site terão mais chances de aparecer nas primeiras páginas do Google, aumentando as oportunidades de seus pacientes encontrarem seu consultório e optarem pelos seus serviços.

E-mail marketing

Ainda dentro das estratégias de marketing digital, o e-mail marketing aparece como uma das principais ferramentas para fidelizar os clientes. Por meio dela, é possível ter uma relação mais próxima com o seu público-alvo.

Em linhas gerais, produzir e-mail marketing consiste em escrever mensagens personalizadas para enviar novidades e conteúdos e fazer com que o cliente em potencial avance na jornada de compra. Os conteúdos podem ser enviados no formato de newsletters, ter o estilo de carta de vendas ou estar ligados a uma automação por trás de um funil de marketing.

7. Saiba quais são as exigências legais do marketing na área da saúde

Os profissionais da área da saúde podem divulgar seus serviços. No entanto, existem algumas exigências legais às quais você precisa estar atento. Isso é pertinente para que você não gaste tempo tendo que refazer suas campanhas e, muito menos, infrinja algum limite legal — o qual é definido pelo Conselho Federal de Medicina.

8. Fique atento à gestão financeira

Por fim, mas não menos importante, é necessário que você fique atento à gestão financeira. Se ela não for realizada da maneira correta, todos os seus esforços serão em vão. De início, você precisará de um capital de giro para iniciar as suas atividades.

Sendo assim, analise friamente quais serão seus custos com equipamentos, tecnologia, funcionários e aluguel e também defina seu pró-labore, para não correr o risco de misturar as despesas pessoais com as do consultório.

Em seguida, considere se é viável você conquistar o seu capital de giro com dinheiro próprio ou se será necessária a realização de um empréstimo bancário. Se a segunda opção for a mais próxima da sua realidade, fique atento às taxas de juros que serão impostas e escolha a alternativa que mais se adequar à sua situação financeira.

Feito isso, você só precisa fazer um bom fluxo de caixa, ter estratégias para combater a inadimplência e realizar os investimentos necessários para fazer seu consultório crescer.

Tomando esses cuidados, ficará muito mais fácil montar um consultório e atingir o sucesso profissional! Não deixe de colocar em prática cada dica que mencionamos aqui. Com o passar do tempo, você verá seu negócio ganhar o destaque que merece.

E se você ainda tem alguma dúvida sobre o assunto, confira mais informações relevantes no nosso guia de gestão para clínicas de fisioterapia!

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